Η σωστή προετοιμασία για έλεγχο μισθοδοσίας περιλαμβάνει την πλήρη κατανόηση του τι περιλαμβάνει η αναθεώρηση και πολλές φορές περιλαμβάνει την απόκτηση νομικού συμβούλου. Περιλαμβάνει επίσης εργοδότες που προσδιορίζουν κάθε άτομο που έχει προσφέρει υπηρεσίες για αυτούς και κατηγοριοποιούν αυτά τα άτομα υπό καθεστώς εργαζομένου ή μη. Για να αποφευχθούν οι νομικές συνέπειες, είναι σημαντικό όλοι οι εργοδότες να παρακολουθούν τις διαδικασίες μισθοδοσίας τους, η οποία περιλαμβάνει τη συνεχή σύγκριση των αναφορών μισθοδοσίας με τα γενικά καθολικά, καθώς και την επανεξέταση των τραπεζικών συμβιβασμών. Πολλοί εργοδότες αντιμετωπίζουν συνέπειες από τον έλεγχο μισθοδοσίας επειδή δεν διαθέτουν κατάλληλη τεκμηρίωση για τους εργαζόμενους που εκπληρώνουν περισσότερους από έναν ρόλους εργασίας, καθιστώντας σημαντικό για τους εργοδότες να κατανοήσουν τα όρια και τις νομιμότητες διαχωρισμού.
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να προκύψει έλεγχος μισθοδοσίας και πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν την προετοιμασία τους βρίσκοντας και διατηρώντας νομικό σύμβουλο. Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου μισθοδοσίας, μια τρίτη οντότητα ενημερώνει μια επιχείρηση ότι πρόκειται να πραγματοποιηθεί έλεγχος. Με αυτόν τον τρόπο, αυτό παρέχει στην εταιρεία που ελέγχεται χρόνο για να προετοιμαστεί. Ο νομικός σύμβουλος βοηθά τις επιχειρήσεις να κατανοήσουν ποια έγγραφα πρέπει και δεν πρέπει να παραδοθούν στο τρίτο μέρος που διενεργεί τον έλεγχο.
Δεδομένου ότι μέρος ενός ελέγχου μισθοδοσίας περιλαμβάνει τον εργοδότη που παρέχει τεκμηρίωση για κάθε έναν από τους εργαζομένους του, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τον πραγματικό ορισμό του εργαζομένου. Ως εργαζόμενος θεωρείται κάποιος που έχει προσφέρει υπηρεσίες για την εταιρεία. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, υπάρχουν κενά που επιτρέπουν στον εργοδότη να μην αναγνωρίζει ένα άτομο ως εργαζόμενο. Αυτό περιλαμβάνει όταν ένα άτομο ασχολείται για τον εαυτό του, καθώς και εκείνα τα άτομα που είναι απευθείας πωλητές.
Είναι επίσης σημαντικό για τους εργοδότες να κατανοήσουν πώς να ταξινομούν τους εργαζόμενους που εκπληρώνουν περισσότερους από έναν ρόλους εργασίας. Όταν συμβεί αυτό, οι εργοδότες πρέπει να διαθέτουν τεκμηρίωση που καταγράφει με ακρίβεια πόσες ώρες εργάστηκε κάθε εργαζόμενος σε κάθε ρόλο εργασίας. Εάν δεν τηρείται τεκμηρίωση, τότε ο συνολικός μισθός κάθε υπαλλήλου χρεώνεται ανάλογα με τον εργασιακό του ρόλο που έχει την υψηλότερη βαθμολογία.
Η οντότητα που διενεργεί τον έλεγχο θα θέλει επίσης να βεβαιωθεί ότι η εταιρεία που ελέγχεται έχει εκθέσεις μισθοδοσίας που ταιριάζουν με τα γενικά καθολικά της. Για να προετοιμαστούν για αυτό το μέρος του ελέγχου μισθοδοσίας, οι εταιρείες θα πρέπει πάντα να συγκρίνουν τα ακαθάριστα έξοδα μισθοδοσίας, τα καθαρά ποσά επιταγών και τυχόν φόρους που παρακρατούνται από τις επιταγές των εργαζομένων με όλους τους αριθμούς στα γενικά καθολικά τους. Επιπλέον, για να βοηθήσει στην προετοιμασία του ελέγχου, είναι επωφελής η σύγκριση τόσο των αναφορών μισθοδοσίας όσο και των γενικών βιβλίων με τις τραπεζικές συμβιβασμούς. Η σύγκριση όλων αυτών των αριθμών βοηθά τον εργοδότη να βεβαιωθεί ότι δεν υπάρχουν αλλαγές στις επιταγές των εργαζομένων.
SmartAsset.