Ο κύκλος διαχείρισης γνώσης περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο η γνώση συλλαμβάνεται, επεξεργάζεται και διανέμεται σε έναν οργανισμό. Η γνώση μπορεί να αντληθεί από πηγές που τη δημιουργούν εντός της επιχείρησης ή από εξωτερικές πηγές. Αυτή η γνώση στη συνέχεια επεξεργάζεται εντός του οργανισμού και διανέμεται στα σχετικά άτομα ή τμήματα που πρέπει να τη χρησιμοποιήσουν. Ο κύκλος ολοκληρώνεται με ανατροφοδότηση που χρησιμεύει για την ενημέρωση των γνώσεων που αποθηκεύονται στον οργανισμό.
Η καταγραφή της γνώσης που προκύπτει μέσα σε έναν οργανισμό απαιτεί μια επισκόπηση των σημείων στα οποία δημιουργείται η γνώση. Η γνώση μπορεί να προκύψει σε ένα ερευνητικό τμήμα, από ανασκοπήσεις ή ελέγχους συστημάτων και διαδικασιών, από την εμπειρία των πωλήσεων και του μάρκετινγκ ή μέσω ανατροφοδότησης πελατών ή ανοικτής καινοτομίας. Η γνώση μπορεί επίσης να προκύψει από εξωτερικές πηγές, όπως νέα προϊόντα και διαδικασίες που αγοράστηκαν από προμηθευτές, εκθέσεις που συντάχθηκαν από συμβούλους, εμπορικά περιοδικά, συνέδρια και σεμινάρια.
Οι γνώσεις πρέπει να συλλαμβάνονται από κατάλληλα συστήματα λογισμικού ή άλλα συστήματα αναφοράς ή να συλλέγονται από καθορισμένο προσωπικό. Η καταγραφή της σχετικής γνώσης όπως προκύπτει σε έναν οργανισμό είναι συχνά ένα από τα αδύνατα σημεία του κύκλου διαχείρισης της γνώσης. Οι εργασίες που γίνονται για πελάτες ή πελάτες ενδέχεται να αρχειοθετηθούν και να αρχειοθετηθούν χωρίς καμία σκέψη σχετικά με τη συνάφειά της με μελλοντικά έργα. Η κατάλληλη αρχειοθέτηση χρήσιμων γνώσεων συνήθως δεν αποτελεί την πρώτη προτεραιότητα του προσωπικού που εργάζεται υπό πίεση για την εξυπηρέτηση των αναγκών των πελατών εντός αυστηρής προθεσμίας. Αντ ‘αυτού, η συλλογή γνώσεων και η συλλογή πληροφοριών συνήθως πρέπει να ενθαρρύνονται από καθορισμένο προσωπικό διαχείρισης γνώσης.
Το επόμενο στάδιο του κύκλου διαχείρισης της γνώσης περιλαμβάνει την επεξεργασία και τη διανομή πληροφοριών στα σημεία όπου είναι απαραίτητα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το προσωπικό που ασχολείται με μια συγκεκριμένη εργασία μπορεί να έχει πρόσβαση στο σχετικό αρχείο και να επωφεληθεί από τις γνώσεις που είναι αποθηκευμένες στον οργανισμό. Η διανομή της γνώσης πρέπει επίσης να καθοδηγείται από προσωπικό, όπως ένας διαχειριστής γνώσης που γνωρίζει τις δραστηριότητες εντός του οργανισμού και μπορεί να κατευθύνει τις σχετικές πληροφορίες στις δραστηριότητες όπου είναι χρήσιμες τη στιγμή που απαιτείται.
Ως αποτέλεσμα της ανατροφοδότησης, το αρχείο γνώσεων ενημερώνεται και ανανεώνεται. Η ανατροφοδότηση και η εμπειρία ενός προϊόντος ή διαδικασίας μπορεί να οδηγήσει σε τροποποιήσεις στο σχεδιασμό ή την παραγωγή. Οι μέθοδοι και οι τεχνικές μάρκετινγκ μπορεί να αλλάξουν καθώς οι στατιστικές πωλήσεων και τα αποτελέσματα της έρευνας αγοράς λαμβάνονται υπόψη από τον οργανισμό. Μέσω του κύκλου διαχείρισης της γνώσης, αναπτύσσονται τεχνολογικές καινοτομίες μέσω έρευνας ή ανοικτής καινοτομίας και τροποποιούνται προϊόντα ως αποτέλεσμα εξωτερικών πληροφοριών από περιοδικά και συνέδρια σχετικά με ανταγωνιστική τεχνολογία.
SmartAsset.