Η διαδικασία προσθήκης δήλωσης αποποίησης ευθυνών σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μάλλον απλή, αλλά το ζήτημα της σωστής διατύπωσης σε αυτήν την αποποίηση ευθυνών απαιτεί λίγη προσοχή και σχεδιασμό, και είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το κείμενο της δήλωσης αποποίησης ευθυνών διαφοροποιείται από το σώμα του email. Τα περισσότερα συστήματα email επιτρέπουν στους χρήστες να προσθέτουν μια τυπική υπογραφή σε όλα τα email τους. Μερικοί άνθρωποι το χρησιμοποιούν ως τρόπο για να αποφύγουν να πληκτρολογούν ξανά τα στοιχεία επικοινωνίας τους κάθε φορά που στέλνουν μια ηλεκτρονική αποστολή. Σε αυτήν την ενότητα μπορεί κανείς να προσθέσει μια δήλωση αποποίησης ευθύνης που θα σταλεί στο κάτω μέρος όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του. Εναλλακτικά, μπορεί κανείς να προσθέσει μια δήλωση αποποίησης ευθυνών με μη αυτόματο τρόπο στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως απαιτείται, είτε δημιουργώντας το κείμενο της δήλωσης αποποίησης στο σώμα του email είτε επικολλώντας το από άλλη πηγή.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να βεβαιωθείτε ότι τα άτομα που λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δηλώσεις αποποίησης μπορούν εύκολα να διακρίνουν μεταξύ του κύριου μέρους του μηνύματος και του κειμένου της δήλωσης αποποίησης ευθυνών. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν σημεία στίξης, όπως μια σειρά από παύλες ή τελείες για να δημιουργήσουν ένα οπτικό διάλειμμα μεταξύ του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της δήλωσης αποποίησης ευθύνης. Ένας άλλος τρόπος να κάνετε το κείμενο της δήλωσης αποποίησης ευθυνών να φαίνεται διαφορετικό από το κείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά μεγέθη γραμματοσειράς, στυλ γραμματοσειράς και χρώματα γραμματοσειράς. Εάν το κείμενο ενός email είναι μαύρο με γραμματοσειρά Times New Roman 12 σημείων, τότε το κείμενο της δήλωσης αποποίησης ευθύνης θα μπορούσε να είναι μπλε με γραμματοσειρά Courier New δέκα σημείων.
Οι εταιρείες που απαιτούν από τους εργαζόμενους να προσθέσουν μια δήλωση αποποίησης ευθύνης σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνήθως παρέχουν το κείμενο της δήλωσης αποποίησης ευθύνης. Όσοι θέλουν να προσθέσουν μια δήλωση αποποίησης ευθυνών που δεν παρέχεται για αυτούς θα πρέπει πρώτα να εξετάσουν τις προστασίες που ελπίζουν να κερδίσουν από την αποποίηση ευθυνών. Στη συνέχεια, μπορούν να εργαστούν για να δημιουργήσουν ένα κείμενο που να είναι συνοπτικό, παρέχοντάς τους ταυτόχρονα τις προστασίες που χρειάζονται.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο για να προσθέσετε μια δήλωση αποποίησης ευθύνης που εξυπηρετεί μοναδικές ανάγκες. Υπάρχει ένας αριθμός τυπικών δηλώσεων αποποίησης ευθυνών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να δανειστούν για τη βασική προστασία του απορρήτου. Αυτά είναι άμεσα διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Εάν χρειάζεται κάτι πιο περίπλοκο, τότε μπορεί να χρειαστεί να ζητήσετε νομικό σύμβουλο. Ένας επαγγελματίας νομικός θα μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία της σωστής γλώσσας για να εξασφαλίσει τις απαραίτητες προστασίες.