Μπορείτε να γράψετε μια απόδειξη χρησιμοποιώντας ένα βιβλίο αποδείξεων, συμπληρώνοντας ένα πρότυπο τιμολογίου ή καταγράφοντας τα στοιχεία της συναλλαγής πώλησης σε μεγάλη μορφή σε οποιοδήποτε κομμάτι χαρτί και υπογράφοντας το. Σε ένα περιβάλλον λιανικής, οι αποδείξεις δημιουργούνται συνήθως ηλεκτρονικά, αλλά δεν απαιτείται να προσκομίζεται μια απόδειξη με συγκεκριμένο τρόπο για να είναι έγκυρη. Εφόσον μια απόδειξη αναφέρει τι πωλήθηκε, το ποσό που καταβλήθηκε, ποιος έλαβε την τιμή αγοράς και την ημερομηνία της συναλλαγής, θεωρείται νόμιμη εγγραφή της ανταλλαγής.
Οι αποδείξεις αποτελούν σημαντικό μέρος μιας συναλλαγής πωλήσεων. Παρέχουν επίσημη απόδειξη των λεπτομερειών της ανταλλαγής και μπορούν να υποβληθούν σε οποιαδήποτε αρχή για να τεκμηριώσουν διάφορους ισχυρισμούς, όπως για να τεκμηριώσουν μια δαπάνη για έκπτωση σε φορολογική δήλωση. Μια απόδειξη είναι συχνά μηχανογραφημένη σε περιβάλλον λιανικής, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Μπορείτε να γράψετε μια απόδειξη χρησιμοποιώντας ένα κομμάτι χαρτί και ένα στυλό. Η αφήγηση μπορεί να πλαισιωθεί με όποιον τρόπο βολεύει.
Μια απόδειξη αναφέρει χαρακτηριστικά ότι σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ένα χρηματικό ποσό ανταλλάχθηκε με ένα αντικείμενο. Υποδηλώνει ότι το αντικείμενο πωλήθηκε από εσάς στον αγοραστή. Εάν γράψετε μια απόδειξη με αυτό τον τρόπο, θα πρέπει να υπογράψετε το χαρτί. Μια υπογραφή αποδεικνύει ότι είστε εσείς που γράψατε την απόδειξη.
Η απόδειξη δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι υπογεγραμμένη από τον αγοραστή. Η κατοχή της απόδειξης που δείχνει ότι η πώληση έγινε σε αυτόν αποτελεί επαρκή απόδειξη νομιμότητας. Εάν θέλετε ο αγοραστής να υπογράψει τα έγγραφα απόδειξης για να δημιουργήσει ένα πληρέστερο αρχείο ή για οποιονδήποτε άλλο λόγο, μπορείτε να το ορίσετε ως όρο της συναλλαγής.
Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές για να διευκολύνετε τη σύνταξη μιας απόδειξης, εάν χρειάζεται να το κάνετε συχνά. Τα καταστήματα με είδη γραφείου και χαρτικά φέρουν προεκτυπωμένα βιβλία αποδείξεων που απαιτούν να συμπληρώσετε τα κενά. Αυτά τα βιβλία είναι συχνά προσαρμοσμένα για συγκεκριμένους τύπους συναλλαγών. Εάν είστε ιδιοκτήτης που πρέπει να εκδώσει αποδείξεις για πληρωμές ενοικίων, υπάρχει συνήθως ένα προεκτυπωμένο βιβλίο αποδείξεων που είναι ειδικά για αυτήν την κατάσταση.
Μπορείτε επίσης να γράψετε μια απόδειξη χρησιμοποιώντας ένα σύστημα τιμολόγησης. Όταν δημιουργείται ένα τιμολόγιο για τη διευκόλυνση μιας πώλησης, παραθέτει τα στοιχεία που πρέπει να συμπεριληφθούν στην παραγγελία. Στο κάτω μέρος ή στο πίσω μέρος της φόρμας μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα τμήμα boilerplate που ο αγοραστής μπορεί να υπογράψει για να υποδείξει την παραλαβή ολόκληρης της παραγγελίας μια συγκεκριμένη ημέρα. Το τιμολόγιο από εσάς με τη λίστα των ειδών που πωλήθηκαν, την τιμή πώλησης και την υπογραφή του αγοραστή που υποδεικνύει ότι η ανταλλαγή ολοκληρώθηκε σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία αποτελεί αποδεκτή απόδειξη για τη συναλλαγή.