Η σύνταξη ενός χαρτιού, ενός ιστολογίου, μιας αναφοράς ή ενός σημειώματος είναι μόνο η μισή μάχη. Πολλοί άνθρωποι θεωρούν ένα έγγραφο τελειωμένο όταν έχουν φτάσει στο τέλος των σκέψεών τους. Ωστόσο, τα στοιχεία για το αντίθετο δείχνουν ότι τα περισσότερα γραπτά έγγραφα θα μπορούσαν να ωφεληθούν από βελτιωμένες δεξιότητες επεξεργασίας. Στην πραγματικότητα, το μοντάζ είναι το άλλο μισό της συγγραφής. Οι καλές δεξιότητες επεξεργασίας μπορούν να δώσουν στα γραπτά σας λόγια μια πιο ολοκληρωμένη και επαγγελματική αίσθηση.
Κάποιος μπορεί να βελτιώσει τις δεξιότητες επεξεργασίας κρατώντας ένα εγχειρίδιο στυλ τσέπης κοντά στο χώρο γραφής σας. Τέτοια εγχειρίδια περιλαμβάνουν συχνά συνηθισμένα γραμματικά λάθη, λίστες λέξεων που συγχέονται εύκολα, όπως «επηρεάζει/επίδραση» και δείκτες στα σημεία στίξης. Πολλά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου έχουν επίσης διαθέσιμα προγράμματα γραμματικής, τα οποία μπορεί να επισημαίνουν προφανή λάθη ή ορθογραφικά λάθη.
Αν και αυτά τα προγράμματα μπορεί να είναι αρχικά χρήσιμα, μερικές φορές κάνουν λάθος. Τα προγράμματα ορθογραφικού ελέγχου συχνά κάνουν λάθος λέξεις που ακούγονται το ίδιο αλλά έχουν διαφορετική ορθογραφία και σημασία. Έτσι, σε τέτοιες λέξεις όπως το δικό τους/εκεί ή είναι/του, φροντίστε να επιλέξετε τη σωστή ορθογραφία. Μην βασίζεστε μόνο σε ελέγχους ορθογραφίας και γραμματικής για να αποδείξετε τη γραφή σας. Αν είναι απαραίτητο, καταφύγετε σε ένα εγχειρίδιο στυλ για να βάλετε τις προτεινόμενες αλλαγές σε ένα τεστ δεξιοτήτων επεξεργασίας.
Επιπλέον, οι δεξιότητες επεξεργασίας συχνά βελτιώνονται όταν οι άνθρωποι διαβάζουν δυνατά τις εργασίες τους σε κάποιον άλλο. Εναλλακτικά, ένα άλλο άτομο μπορεί να σας διαβάσει μια εργασία. Η ανάγνωση πρέπει να γίνεται αργά, ώστε να μπορεί κανείς να πιάσει λέξεις που λείπουν και τυπογραφικά λάθη. Πολλοί βρίσκουν ότι το να διαβάζεις δυνατά στον εαυτό σου δεν είναι και τόσο παραγωγικό, επειδή το μυαλό σου μπορεί φυσικά να συμπληρώσει λέξεις που λείπουν ή να παραβλέπει τυπογραφικά λάθη.
Εάν δεν μπορείτε να διαβάσετε το έργο σας δυνατά σε κάποιον άλλο, τότε διαβάστε τις παραγράφους εκτός σειράς. Εναλλακτικά, διαβάστε κάθε πρόταση ξεκινώντας από το κάτω μέρος της εργασίας σας και δουλέψτε προς τα πίσω. Αυτή η διαδικασία εμποδίζει τον εγκέφαλο να συμπληρώσει τα κενά επειδή οι προτάσεις διαβάζονται εκτός περιεχομένου. Αυτό μπορεί να είναι μια εξαιρετική άσκηση για τη βελτίωση των δεξιοτήτων επεξεργασίας.
Εάν πιστεύετε ότι η γραμματική σας λείπει συνεχώς, σκεφτείτε να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στο μοντάζ χρησιμοποιώντας ένα εγχειρίδιο γραμματικής. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν αγοράσετε ένα εγχειρίδιο δασκάλου, καθώς θα έχετε πρόσβαση στις απαντήσεις. Ποτέ δεν είναι αργά για να μάθετε να βελτιώνετε τη γραμματική. Το να παρακολουθήσετε ένα μάθημα γραφής είναι επίσης μια εξαιρετική επιλογή και μπορεί να επιτευχθεί με μικρό κόστος σε επίπεδο κοινοτικού κολεγίου.
Επίσης, οι περισσότεροι άνθρωποι που φαίνεται να έχουν μια φυσική «αίσθηση» για τη γραμματική και για την επεξεργασία το έχουν αυτό επειδή είναι αναγνώστες. Η ανάγνωση της δουλειάς των άλλων, ιδιαίτερα με το ίδιο στυλ που πρέπει να μιμηθείτε, μπορεί να βοηθήσει κάποιον να αναπτύξει αυτή την αίσθηση. Αν και οι δεξιότητες επεξεργασίας μπορεί να είναι πιο δύσκολο να κατακτηθούν για μερικούς ανθρώπους, δεν είναι αδύνατες. Απλώς μπορεί να απαιτεί δουλειά για να βοηθήσει κάποιον να βελτιώσει τις δεξιότητες επεξεργασίας.
Μερικές συμβουλές για τη βελτίωση των δεξιοτήτων επεξεργασίας είναι οι ακόλουθες:
1. Γνωρίστε ή κατέχετε μια λίστα με τις πιο συχνά ανορθόγραφες λέξεις.
2. Αποφύγετε τη χρήση κόμματος για να διαχωρίσετε δύο ανεξάρτητες φράσεις, που ονομάζονται μάτισμα κόμματος.
3. Αποφύγετε τη χρήση του ρήματος to be, που ονομάζεται παθητική κατασκευή.
4. Προσπαθήστε για σαφήνεια αποφεύγοντας τις περίπλοκες λέξεις.
5. Ποικίλετε το μήκος της πρότασης.
6. Γνωρίστε ότι μια παράγραφος πρέπει να επεξεργάζεται μόνο μια ιδέα.
7. Δηλώστε ξεκάθαρα την κεντρική ιδέα σας στην αρχή των παραγράφων.
8. Όταν είναι δυνατόν, αφήστε κάποιον άλλο να σας διαβάσει δυνατά τη δουλειά σας και να σχολιάσει τη δουλειά σας.
Καθώς κάποιος βελτιώνει τις δεξιότητες του μοντάζ, μαθαίνει ότι το γράψιμο είναι μια διαδικασία που πραγματικά δεν τελειώνει ποτέ. Στην πραγματικότητα, οι περισσότεροι καλοί συγγραφείς και συντάκτες θα κοιτάξουν τη δουλειά τους και θα σκεφτούν τρόπους με τους οποίους θα μπορούσαν να την αλλάξουν. Η τελειότητα στη γραφή είναι σχεδόν αδύνατη. Οι καλές δεξιότητες επεξεργασίας δεν θα κάνουν το γράψιμό σας τέλειο, αλλά μπορούν να κάνουν το γράψιμο πιο σαφές. Τελικά, για τις περισσότερες εργασίες γραφής, η σαφής δήλωση των σημείων σας και η ελαχιστοποίηση των γραμματικών και ορθογραφικών λαθών είναι οι υψηλότεροι στόχοι.