Μια επιστολή απουσίας θα πρέπει να αναφέρει τον λόγο για την προειδοποίηση και συγκεκριμένες ημερομηνίες όταν ένας εργαζόμενος έχασε τη δουλειά του. Η καταχώριση του επιθυμητού αποτελέσματος ενημερώνει τον εργαζόμενο ότι η εταιρεία αναμένει βελτίωση της προσέλευσης. Αυτή η προειδοποίηση τυπικά εξηγεί τις συνέπειες των επαναλαμβανόμενων αδικαιολόγητων απουσιών από την εργασία και περιλαμβάνει ένα σχόλιο που υποδηλώνει την πεποίθηση ότι το πρόβλημα μπορεί να επιλυθεί. Μια επιστολή που απουσιάζει μπορεί να περιγράφει θέματα στο παρελθόν παρόμοιας φύσης.
Ορισμένες εταιρείες προτιμούν μια πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση με έναν υπάλληλο στον οποίο λείπει πάρα πολύ δουλειά ως το πρώτο βήμα πριν από τη λήξη της επιστολής απουσίας. Το να δώσετε στον εργαζόμενο ένα αντίγραφο του αρχείου παρακολούθησης του / της τεκμηριώνει υπερβολικές απουσίες και μπορεί να είναι η μόνη απαραίτητη ενέργεια για την επίλυση του προβλήματος. Μια συνάντηση δίνει επίσης στον εργαζόμενο την ευκαιρία να εξηγήσει τις συνθήκες στην εργασία ή στην προσωπική του ζωή που προκαλούν απουσίες.
Μια επιστολή απουσίας προσφέρει μερικές φορές συμβουλές στον εργαζόμενο ή του ζητά να συναινέσει σε ιατρική εξέταση. Αυτή η επιστολή πρέπει να παραμείνει επαγγελματική και να μην περιλαμβάνει προσωπικές απόψεις του εργαζομένου. Ο λόγος για την επιστολή θα πρέπει να αναφέρεται, μαζί με τις πιθανές συνέπειες εάν δεν βελτιωθεί η προσέλευση στην εργασία. Εάν μια πολιτική εταιρείας ρυθμίζει τη συμμετοχή των εργαζομένων, η πολιτική μπορεί να αναφέρεται στην επιστολή απουσίας.
Εάν ένας υπάλληλος συνεχίσει να λείπει από την εργασία χωρίς αιτία, ένα δεύτερο γράμμα μπορεί να διατυπωθεί πιο αυστηρά. Μπορεί να σημειώσει προηγούμενες προειδοποιήσεις και έλλειψη βελτίωσης στο ποσοστό παρακολούθησης του εργαζομένου. Η απειλή τερματισμού εμφανίζεται γενικά σε αυτήν την επιστολή απουσίας. Τα αποδεικτικά στοιχεία κακής συμμετοχής θα πρέπει να περιγράφονται με σαφήνεια σε αυτήν την προειδοποίηση, μαζί με τυχόν προσπάθειες του εργοδότη να λύσει το ζήτημα.
Οι άνθρωποι χάνουν τη δουλειά τους για διάφορους λόγους, συμπεριλαμβανομένων ασθενειών και τραυματισμών. Αυτές οι προϋποθέσεις είναι συνήθως πέρα από τον έλεγχο του εργαζομένου και γίνονται αποδεκτές ως νόμιμοι λόγοι απουσιών. Ορισμένες εταιρείες ζητούν απόδειξη από γιατρό εάν ιατρικά ζητήματα εμποδίζουν ένα άτομο να πάει στη δουλειά, ειδικά εάν η απουσία καλύπτει μεγάλο χρονικό διάστημα. Όταν ένας υπάλληλος χάνει συχνά την εργασία του για λόγους που μπορεί να ελέγξει, αυτό συνήθως απαιτεί προοδευτική πειθαρχική δράση.
Η συνηθισμένη απουσία μπορεί να οριστεί στην πολιτική της εταιρείας, αλλά γενικά περιλαμβάνει απουσίες μίας ημέρας που συμβαίνουν συχνά. Η διοίκηση υπολογίζει συνήθως τον συνολικό αριθμό ημερών που ένας εργαζόμενος δεν εμφανίστηκε για μεγάλο χρονικό διάστημα. Αυτός ο αριθμός μπορεί να συγκριθεί με το ποσοστό συμμετοχής άλλων εργαζομένων για να διαπιστωθεί εάν οι απουσίες είναι υπερβολικές.
Η τελική ενέργεια που λαμβάνεται συνήθως για την αντιμετώπιση των χρόνιων απουσιών μπορεί να έρθει ως επιστολή τερματισμού. Αυτή η επιστολή πρέπει να σημειώνει σαφώς ότι ένας εργαζόμενος δεν κατάφερε να διορθώσει την παρουσία του μετά από προειδοποιήσεις. Μια επιστολή τερματισμού ζητά συνήθως από τον υπάλληλο να παραδώσει κλειδιά, εξοπλισμό, στολές και οποιαδήποτε άλλη ιδιοκτησία ανήκει στην εταιρεία. Συνήθως περιλαμβάνει ημερομηνία έναρξης ισχύος και προθεσμία επιστροφής ακινήτου.
Η απουσία επηρεάζει συναδέλφους στο χώρο εργασίας που μπορεί να καλύπτουν εργασίες που συνήθως εκτελούνται από απόντες συναδέλφους. Όταν αυτό συμβαίνει επανειλημμένα, μπορεί να προκαλέσει δυσαρέσκεια και να επηρεάσει το ηθικό. Οι οικονομικές επιπτώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν την πληρωμή υπερωριών για να κάνει κάποιος εργασία που συνήθως εκτελεί ο απών εργαζόμενος. Η απουσία μπορεί επίσης να επηρεάσει την παραγωγικότητα και να διαταράξει τα χρονοδιαγράμματα.
SmartAsset.