Τα προσόντα που θα χρειαστείτε για να γίνετε βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ μπορεί να διαφέρουν σημαντικά επειδή η πραγματική περιγραφή της εργασίας που σχετίζεται με μια τέτοια εργασία μπορεί επίσης να διαφέρει σημαντικά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να λάβετε κάποια επαγγελματική κατάρτιση, ενώ σε άλλες περιπτώσεις, οι εργοδότες μπορεί να περιμένουν από εσάς να έχετε ένα συγκεκριμένο επίπεδο εκπαίδευσης και κατάρτισης πριν προσληφθείτε. Ο καλύτερος τρόπος για να καταλάβετε πώς να γίνετε βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ είναι να διαβάσετε διάφορες περιγραφές θέσεων εργασίας και να σημειώσετε τα προσόντα που κάθε εργοδότης αναφέρει ως απαραίτητα για την επιτυχία στη δουλειά.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε μια δευτεροβάθμια εκπαίδευση ή να έχετε ένα αντίστοιχο προσόν, αλλά μπορεί να είστε ακόμα σε θέση να γίνετε βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ εάν μπορείτε να αποδείξετε ότι διαθέτετε βασικές δεξιότητες μαθηματικών και υπολογιστών, καθώς και εξαιρετικές επικοινωνίες δεξιότητες. Θα χρειαστεί να αλληλεπιδράσετε με πελάτες αλλά και συναδέλφους, πράγμα που σημαίνει ότι οι επικοινωνιακές σας δεξιότητες πρέπει να είναι υποδειγματικές. Αυτό περιλαμβάνει την πληκτρολόγηση e-mail και την ομιλία στο τηλέφωνο. Οι περισσότεροι εργοδότες θα περιμένουν από εσάς να ντυθείτε κατάλληλα και να χαιρετήσετε τους πελάτες καθώς εισέρχονται στο κτίριο. μόλις γίνετε βοηθός/ρεσεψιονίστ γραφείου, θα είστε συχνά οι πρώτοι πρόσωπο που βλέπουν οι πελάτες, οπότε είναι σημαντικό να έχετε μια ευχάριστη συμπεριφορά ανά πάσα στιγμή.
Είναι δυνατό να εγγραφείτε σε ένα εκπαιδευτικό σεμινάριο που προσφέρεται από ένα κοινοτικό κολέγιο ή ακόμη και ένα λύκειο. Τέτοια μαθήματα θα σας προετοιμάσουν να γίνετε βοηθός/ρεσεψιονίστ γραφείου διδάσκοντάς σας τις βασικές αρχές διαφόρων προγραμμάτων υπολογιστών, εξοπλισμού γραφείου και κοινών εργασιών όπως η κατάθεση και η υπαγόρευση. Θα πρέπει να πληρώσετε για αυτά τα μαθήματα από την τσέπη σας, αλλά το να έχετε τέτοια διαπιστευτήρια θα σας κάνει συνήθως έναν πιο πολύτιμο υποψήφιο για δουλειά και θα σας βοηθήσει να βρείτε εργασία πιο εύκολα.
Διαφορετικά, μπορείτε να γίνετε βοηθός/ρεσεψιονίστ γραφείου σε ορισμένες ρυθμίσεις χωρίς προηγούμενη εμπειρία, αλλά θα πρέπει να περιμένετε να υποβληθείτε σε εκπαίδευση για τις πρώτες εβδομάδες ή μήνες στη δουλειά. Αυτό συχνά σημαίνει εργασία υπό την καθοδήγηση και την επίβλεψη ενός πιο έμπειρου ρεσεψιονίστ ή ενός διευθυντή που είναι εξοικειωμένος με τις καθημερινές λειτουργίες του γραφείου. Εάν επιλέξετε να βρείτε δουλειά με αυτόν τον τρόπο, θα είναι σημαντικό να γράψετε ένα ισχυρό βιογραφικό που μπορείτε να υποβάλετε σε πιθανούς εργοδότες. Αυτό το έγγραφο θα πρέπει να σκιαγραφεί όλες τις δυνάμεις σας, τις προηγούμενες εμπειρίες και την εκπαίδευση που σας πληροί τις προϋποθέσεις για μια θέση ως βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ.