Η παρακολούθηση των δαπανών είναι ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης για τη διαχείριση ενός οικιακού προϋπολογισμού. Οι περισσότερες οικογένειες και επιχειρήσεις δημιουργούν έναν μηνιαίο προϋπολογισμό που παρακολουθείται και αναθεωρείται σε σχέση με τα πραγματικά χρήματα που δαπανώνται κάθε μήνα. Αυτά τα έξοδα περιλαμβάνουν συνήθως φαγητό, φυσικό αέριο, ρούχα και είδη ψυχαγωγίας. Κατά την παρακολούθηση των μηνιαίων εξόδων, είναι σημαντικό να δημιουργείτε ένα αρχείο καταγραφής που είναι απλό στη χρήση. Αυτό θα διευκολύνει την οικογένεια ή την επιχείρηση να τη χρησιμοποιεί σε τακτική βάση.
Υπάρχουν πολλοί τύποι δαπανών που μπορούν να πραγματοποιηθούν σε μηνιαία βάση. Αυτό κυμαίνεται από τυπικούς λογαριασμούς κοινής ωφελείας έως πιο επιπόλαια είδη, όπως δείπνα, ταινίες και διακοπές. Κατά την παρακολούθηση των μηνιαίων εξόδων, είναι σημαντικό να ξεκινήσετε με ένα αρχείο καταγραφής που βασίζεται σε συγκεκριμένες κατηγορίες. Αυτό θα διευκολύνει τον προσδιορισμό των δαπανών που είναι απαραίτητες και ποιες θεωρούνται πιο διακριτικές.
Η χρήση ενός βάζου ή ενός καλαθιού κατάθεσης απόδειξης είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης για την παρακολούθηση των μηνιαίων εξόδων. Αυτό είναι ένα κοντέινερ που μπορεί να κρατήσει όλες τις αποδείξεις τέλους εξόδων από την εβδομάδα. Εάν ένα άτομο έχει έξοδα μετρητών, θα πρέπει να δημιουργήσει μια χειροκίνητη απόδειξη με ένα κομμάτι χαρτί και να το τοποθετήσει στο καλάθι. Αυτές οι αποδείξεις μπορούν να καταχωρηθούν στο αρχείο καταγραφής μηνιαίων εξόδων σε εβδομαδιαία βάση και αντιπροσωπεύουν το έντυπο αρχείο των χρημάτων που δαπανήθηκαν.
Υπάρχουν πολλά αυτοματοποιημένα εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν ένα άτομο στην παρακολούθηση των μηνιαίων εξόδων. Αυτά είναι προγράμματα υπολογιστικών φύλλων που περιέχουν τόσο στήλες όσο και σειρές δεδομένων. Ως καλή πρακτική, θα πρέπει να δημιουργούνται στήλες εξόδων με μεγάλες γενικές κατηγορίες. Αυτό θα διευκολύνει την παρακολούθηση και την είσοδο σε εβδομαδιαία βάση. Μερικά παραδείγματα γενικών κατηγοριών περιλαμβάνουν τρόφιμα, ρούχα, βοηθητικά προγράμματα και ψυχαγωγία.
Όταν τα έξοδα παρακολουθούνται για αρκετούς μήνες, είναι πολύ πιο εύκολο να καθοριστεί ο ετήσιος προϋπολογισμός ενός νοικοκυριού. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα προηγούμενα έξοδα είναι γενικά ένας καλός δείκτης μελλοντικών εξόδων. Αυτή η διαδικασία οργάνωσης διευκολύνει τον προϋπολογισμό για μελλοντικά στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων των γενεθλίων και άλλων ετήσιων δαπανών.
Μετά από μερικούς μήνες παρακολούθησης των μηνιαίων εξόδων, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε μια πιο αναλυτική ματιά στον τρόπο με τον οποίο δαπανώνται τα χρήματα. Αυτό γίνεται κάνοντας δαπάνες υποκατηγορίας για κάθε στοιχείο δαπάνης. Ως παράδειγμα. τηλέφωνο, ηλεκτρικό και θερμότητα μπορούν να υποδιαιρεθούν στην κατηγορία βοηθητικών υπηρεσιών. Αυτό διευκολύνει τον προσδιορισμό ποιες επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας κοστίζουν τα περισσότερα χρήματα κάθε μήνα.
Η παρακολούθηση των μηνιαίων εξόδων δίνει σε ένα άτομο μια εικόνα για το πού ξοδεύει τα χρήματά του. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στον μακροπρόθεσμο οικονομικό προγραμματισμό για τα παιδιά, την εκπαίδευση και τη συνταξιοδότηση. Χωρίς έλεγχο των δαπανών, είναι δύσκολο να εξοικονομηθούν χρήματα, επειδή είναι δύσκολο να προσδιοριστεί πού μπορεί να επιτευχθεί καλύτερα η εξοικονόμηση.