Costul de ocupare este cheltuiala asociată cu ocuparea unui spațiu, cum ar fi o unitate de producție, un birou sau un spațiu comercial. Poate contribui semnificativ la cheltuielile generale de exploatare și este important să luați în considerare acest factor în evaluările situației financiare a unei afaceri. Companiile se gândesc și la această problemă atunci când se pregătesc să se mute sau să deschidă o nouă locație, deoarece doresc să se asigure că costul de ocupare nu depășește veniturile estimate sau că nu lasă compania vulnerabilă la probleme de flux de numerar în viitor. Un instrument numit raportul costului de ocupare poate fi folosit pentru a ajuta o companie să calculeze o sumă rezonabilă de bani pe care să o cheltuiască pentru această cheltuială de afaceri.
Chiriile sau plățile ipotecare sunt un factor important care contribuie la costul de ocupare, împreună cu impozitele pe proprietate, asigurările și taxele care pot fi necesare pentru a funcționa într-un anumit complex sau zonă. În plus, o afacere poate avea costuri de adaptare asociate cu instalarea de echipamente și consumabile. Marketingul pentru a atrage oamenii într-o locație poate fi o considerație pentru costul de ocupare a retailului, deoarece afacerea dorește să-i informeze pe oameni că există magazin. Dacă un magazin se află într-o zonă îndepărtată, trebuie cheltuiți mai mulți bani pe marketing pentru a atrage clienți.
Unele costuri sunt fixe, în timp ce altele pot fi mai flexibile. Utilitățile se pot schimba de la o lună la alta, la fel ca și cheltuielile periodice, cum ar fi plata unui peisagist sau punerea în funcțiune a serviciilor de decorare. Unele magazine pot decora de sărbători, de exemplu, caz în care aceasta face parte din costul de ocupare, deoarece decorațiunile sunt folosite pentru a face spațiul mai atrăgător pentru clienți. Toate aceste costuri pot fi adunate pentru a determina câți bani cheltuiește sau se așteaptă să cheltuiască o companie într-o anumită locație.
Pentru a afla raportul costului de ocupare, acest număr poate fi împărțit la vânzări. Ratele ridicate pot indica faptul că o companie poate fi expusă riscului de probleme de flux de numerar în viitor, deoarece banii aduși de vânzări se apropie îndeaproape de cheltuiala menținerii unei facilități în funcțiune. Ratele mai mici arată că compania cheltuiește o fracțiune mai mică din vânzările sale pentru ocupare și, prin urmare, are bani la dispoziție pentru a gestiona alte cheltuieli de afaceri. În plus, compania poate fi capabilă să investească în dezvoltare și alte activități pentru a crește în timp.
Rapoartele financiare interne pot discuta despre costul de ocupare și modalități de a-l controla dacă există îngrijorări cu privire la cheltuielile companiei. De asemenea, poate fi un subiect de interes atunci când o companie solicită împrumuturi, deoarece instituțiile financiare doresc o asigurare că o companie își poate permite costul serviciului datoriei. Rapoartele anuale și dezvăluirile financiare similare conțin și aceste informații, în beneficiul investitorilor care doresc mai multe informații despre cheltuielile de exploatare ale companiei.