Diferențele majore dintre o factură și o chitanță provin din momentul în care fiecare tip de document este furnizat în timpul procesului de achiziție și scopul fiecărui document. O factură este de obicei emisă de vânzătorul unui produs sau serviciu persoanei sau companiei care cumpără acel articol, de obicei odată ce acest articol este transferat, dar înainte de a fi plătit. Pe de altă parte, vânzătorul emite o chitanță cumpărătorului după ce articolul a fost plătit. În timp ce ambele documente sunt emise de vânzător, factura este o cerere de plată, în timp ce chitanța este o înregistrare a plății.
O factură și o chitanță sunt ambele emise în mod obișnuit de vânzătorul unui produs sau al unui serviciu cumpărătorului articolului respectiv, deși fiecare document este destinat unui scop diferit. Facturile sunt folosite ca mijloc de documentare a produselor sau serviciilor furnizate de un vânzător cumpărătorului și apoi a solicita plata pentru acel articol. Aceasta este de obicei emisă la livrarea articolului comandat, deși o factură poate fi emisă și după plasarea unei comenzi, dar înainte de livrare.
Chitanța este emisă de vânzător cumpărătorului unui articol după efectuarea plății pentru acel articol. Acționează efectiv ca o dovadă a achiziției pentru cumpărător, astfel încât acesta poate demonstra că un produs sau serviciu a fost achiziționat în mod legitim. Acesta poate fi folosit și de un cumpărător pentru a urmări plățile primite pentru diferite articole. Atât o factură, cât și o chitanță pot fi utilizate ca parte a unui ciclu de cumpărare, pentru a ajuta cumpărătorul și vânzătorul să țină evidența unde se află în acel ciclu.
Această diferență în cazul în care o factură și o chitanță sunt emise în termenul procesului de achiziție este demnă de remarcat. Importanța unei facturi se bazează pe utilizarea facturilor pentru documentarea vânzărilor înainte de plată, permițând vânzătorilor să urmărească produsele care ies și indicând cumpărătorilor ce produse sau servicii primesc. Acest lucru este important pentru urmărirea corectă a inventarului de ambele părți ale procesului de cumpărare și pentru cumpărători să țină evidența plăților care sunt în așteptare. Chitanțele, pe de altă parte, permit cumpărătorilor să urmărească plățile care au fost efectuate și le facilitează vânzătorilor să urmărească ce facturi au fost plătite și care sunt încă în așteptare.