Declarația de profit și bilanțul contabil sunt două tipuri de documente contabile care pot fi folosite de orice organizație. Aceste două rapoarte sunt deosebit de răspândite în Statele Unite, deoarece formele oficiale ale documentelor, prin lege, trebuie depuse în mod regulat la Comisia de Valori Mobiliare din SUA. Informațiile din contul de profit și pierdere sunt utilizate pentru a crea situații de profit reportat, bilanțuri și situații ale fluxurilor de numerar.
Declarațiile de venit, uneori cunoscute sub denumirea de declarații de câștig sau situații de operațiuni, enumeră cheltuielile și veniturile unei companii pentru o anumită perioadă de timp. Înregistrarea prezintă, de asemenea, pierderea sau câștigul net de capital rezultat din cheltuieli și venituri. Când veniturile sunt mai mari decât cheltuielile, compania a avut un câștig net sau a realizat un profit în intervalul de timp enumerat în contul de profit și pierdere. Cheltuielile care depășesc veniturile indică faptul că compania a suferit o pierdere netă de fonduri.
În loc să acopere un interval de timp, cum ar fi declarația de venit, bilanțurile oferă informații contabile pentru un singur moment în timp. În general, contabilii țin registre, care sunt înregistrări informale ale evenimentelor economice ale companiei. Contabilul organizează aceste evenimente folosind ecuația contabilă fundamentală, care este activele plus pasivele egale cu capitalul propriu. Bilanțurile listează sumele finale ale activelor, pasivelor și capitalurilor proprii pentru o anumită dată.
Informațiile din contul de profit și pierdere sunt folosite pentru a crea bilanțul, dar acele informații sunt mai întâi filtrate printr-o declarație de profit reportat. Procesul începe cu transferul de către contabil a soldului din contul de profit și pierdere, sau deficit, în funcție de circumstanțe, în contul de profit reportat. În declarația de rezultat reportat, contabilul scade dividendele din venitul net sau pierderea transferată. Rezultatul este rezultatul reportat, care este listat în coloana Datorii și capitalurile proprii din bilanţ.
Activele de numerar enumerate în bilanţuri sunt utilizate pentru a crea situaţii ale fluxurilor de numerar. Alături de contul de profit și pierdere și bilanț, situația rezultatului reportat și situația fluxurilor de trezorerie alcătuiesc cele patru situații contabile de bază. Liderii de afaceri, investitorii și oficialii guvernamentali americani folosesc declarația de venit și bilanțul, precum și alte documente, pentru a studia operațiunile de afaceri ale unei companii și pentru a determina sănătatea financiară generală a acesteia. Mai multe calcule și indicatori financiari pot fi determinate folosind numerele din aceste situații, inclusiv raportul datorie-capital și marja operațională a companiei.