Sistemele de management automate ajută companiile competitive să-și eficientizeze sistemele de afaceri. Software-ul automatizat poate eradica multe sarcini de afaceri obositoare și consumatoare de timp, făcând managementul afacerii mai eficient. Avantajele unui sistem de management automat selectat și utilizat corect includ controlul asupra proceselor, vizibilitatea mai clară a operațiunilor, eficientizarea lanțului de aprovizionare și stocarea și rechemarea mai eficientă a informațiilor. De asemenea, astfel de sisteme pot ajuta o afacere să crească eficiența, să mențină personalul responsabil, să mărească serviciul pentru clienți și să aducă o valoare mai mare afacerii.
Capacitățile de vizualizare a tabloului de bord ale majorității sistemelor automate pot ajuta managementul să obțină rapid o imagine clară a operațiunilor, permițând acces instantaneu la informații de management al calității, actualizări de personal și statistici informaționale. Rezultatele superioare ale afacerii provin adesea dintr-o înțelegere complexă a performanței și a punctelor forte ale afacerii, iar vizibilitatea sporită poate duce la un control mai bun asupra proceselor. Software-ul de vizibilitate poate, de asemenea, să transmită fluxuri video reale peste etajele de management al fabricii sau de producție în orice moment, făcându-l accesibil din orice locație.
Adesea, în industriile competitive, cunoștințele sunt putere, iar accesul la baze de date și biblioteci de informații poate ajuta la furnizarea acestei puteri. Sistemele de informații de management oferă acces imediat la date istorice și în timp real pentru a ajuta la creșterea managementului eficient. Programele sunt compuse din hardware și software automat și au capacitatea de a compara datele din toate departamentele necesare. De obicei, sunt concepute pentru a arhiva, a face backup și a gestiona toate fișierele și documentele.
Procesele interne, cum ar fi gestionarea stocurilor, planificarea produselor și serviciul pentru clienți pot fi adesea gestionate mai ușor de software-ul ERP (Automated Enterprise Resource Planning). Prin identificarea prin radiofrecvență (RFID) și alte tehnologii de urmărire și identificare, programele ERP gestionează interacțiunile lanțului de aprovizionare, cum ar fi facturarea, urmărirea comenzilor și interacțiunea cu furnizorii. De exemplu, atunci când inventarul atinge un nivel prestabilit, sistemele ERP trimit formulare de recomandă furnizorilor. Site-urile de cumpărare și livrare pe internet folosesc adesea un sistem ERP, deoarece timpul de răspuns trebuie să fie rapid, iar comenzile sunt adesea individualizate.
Sistemele de management automatizate pot ajuta la reducerea redundanței prin finalizarea rapidă și precisă a sarcinilor care ar dura mult mai mult timp pentru un om și ar duce probabil la mai multe erori. Un exemplu în acest sens este externalizarea departamentelor de resurse umane. Software-ul de management al resurselor umane automatizează calculul și emiterea salariilor, înregistrează actualizările angajaților și starea beneficiilor, precum și trimite notificări. Sistemele de management automatizate reduc timpul, angajații și erorile umane din procesele care odinioară necesitau mai mulți oameni și timp pentru a fi finalizate.
Responsabilitatea personalului poate fi, de asemenea, crescută prin sisteme de management automatizate care sunt programate să atribuie și să urmărească îndeplinirea responsabilităților lucrătorilor. Acest lucru se poate face sub formă de cote, jurnale de comunicare și revizuiri de sarcini. Jurnalele de informații solicită angajaților să-și documenteze clienții potențiali, creând oportunități de evaluare bazate pe date calitative. Aceste programe pot ajuta la încurajarea creșterii angajaților și îi pot menține conștienți de sarcinile, realizările și productivitatea lor.
Satisfacția clienților poate fi îmbunătățită și prin sisteme automate de management al relațiilor. Toate comunicările și informațiile cu clienții sunt stocate digital, devenind disponibile din mai multe locații. Acest lucru ajută la asigurarea unei soluționări rapide a litigiilor și creează oportunități de valorificare a vânzărilor suplimentare. Scrisorile, faxul, e-mailul, SMS-urile și alte forme de comunicare sunt distribuite automat prin intermediul unui software automat. Comunicarea de masă personalizată prin sisteme automate de gestionare a resurselor poate fi proiectată pentru a reflecta informații adaptate tendințelor sau intereselor istorice de achiziție ale unui client.
Beneficiile sistemelor de management automatizate pot duce la creșterea valorii afacerii, ceea ce duce adesea la creșterea profitabilității. Pentru a spori probabilitatea acestui lucru, sistemul automatizat și software-ul de afaceri trebuie să fie utilizate eficient. Utilizarea sistemului trebuie să ofere mai multă valoare decât costurile ridicate ale achiziției, implementării și formării angajaților.