Există o serie de moduri de a preveni frauda comisă cu cardurile de credit de afaceri. Ca și în cazul prevenirii fraudelor personale, cel mai important pas pe care trebuie să îl faceți atunci când abordați frauda cu cardul de credit de afaceri este să fiți foarte atent la toate conturile și să fiți prompt cu privire la raportarea oricărei activități neautorizate sau neobișnuite. Deoarece cardurile de credit de afaceri pot avea limite de credit foarte mari pentru a facilita tranzacțiile mari, păstrarea unor astfel de carduri cât mai sigure din punct de vedere fizic este, de asemenea, esențială.
Atunci când ofițerilor și angajaților li se eliberează cărți de credit de afaceri, aceștia ar trebui să fie familiarizați cu politica companiei privind cardurile de credit. Cardurile ar trebui folosite numai pentru cheltuieli de afaceri autorizate și nu ar trebui să fie împrumutate sau partajate cu alte persoane. Oamenii ar trebui să păstreze documente clare și să o trimită împreună cu declarațiile lor pentru a demonstra că nu există tranzacții frauduloase sau personale în extras.
Persoanele care dețin carduri de companie ar trebui să li se reamintească că sunt responsabile pentru securizarea cardurilor în grija lor. Atunci când este posibil, ar trebui să treacă fizic cardurile în loc să trimită numere prin telefon sau online. În plus, ar trebui să examineze îndeaproape toate declarațiile pentru orice semne de activitate deosebită. O astfel de activitate ar trebui raportată prompt emitentului cardului și companiei, astfel încât cardul să poată fi anulat pentru a preveni tranzacțiile ulterioare.
De asemenea, companiile ar trebui să analizeze cu atenție dacă angajații individuali au nevoie de carduri de credit. Frauda cu carduri de credit de afaceri poate fi limitată prin menținerea unui număr scăzut de conturi asociate unei afaceri și prin limitarea liniilor de credit pe carduri individuale. Un angajat căruia i s-a acordat un card de credit pentru a cumpăra numai benzină, de exemplu, probabil că nu are nevoie de o linie mare de credit sau i se poate oferi un card special de benzină care poate fi folosit doar pentru achiziționarea de combustibil.
O formă comună de fraudă a cardurilor de credit de afaceri apare atunci când angajații pleacă și cardurile lor nu sunt colectate și anulate. Atunci când un angajat demisionează sau este concediat, trebuie colectate orice obiect securizat pe care îl are, inclusiv cheile de la birou, cărțile de identificare, cărțile de credit, laptopurile, telefoanele companiei și alte materiale. În cazul în care angajații pierd oricare dintre aceste articole, pierderea trebuie raportată imediat, astfel încât afacerea să poată lua măsuri de securitate dacă este necesar.
Furnizorii pot fi o altă sursă de fraudă a cardurilor de credit de afaceri, fie din accident, fie din intenție. Companiile ar trebui să lucreze numai cu furnizori care pot gestiona tranzacții securizate și ar trebui să îi întrebe pe furnizori despre securitatea înregistrărilor lor de afaceri. De asemenea, este recomandabil să întrebați furnizorii despre politicile lor de taxare pentru a vă asigura că o taxă legitimă nu este presupusă accidental a fi fraudă cu cardul de credit de afaceri.