Email sau e-mail, prescurtare pentru e-mail, este denumirea mesajelor text trimise pe Internet și preluate de utilizator online sau descărcate printr-un client de e-mail folosind tehnologia push sau pull, în funcție de dispozitivul și programul care primește mesajele. Arhivarea se referă la un plan de stocare prin care articolele sunt aranjate într-un mod logic și accesibil. Se poate referi și la realizarea unei copii de rezervă a materialului. Arhivarea e-mailului se referă la un sistem de arhivare metodic pentru e-mail care îl elimină de pe server și îi face copii de rezervă în siguranță.
Cel mai bun lucru de făcut mai întâi în ceea ce privește arhivarea e-mailurilor este să luați în considerare opțiunile dvs. Decideți dacă este suficient să aveți e-mailurile arhivate în cloud sau dacă aveți nevoie de ele arhivate pe computer sau pe hârtie. Poate că anumite materiale trebuie să fie tipărite, în timp ce alte materiale pot rămâne în formă electronică. Dacă e-mailurile urmează să fie arhivate pe computer, decideți dacă veți face o copie de rezervă pe un hard disk extern și, de asemenea, dacă ceva trebuie salvat într-o altă formă decât formatul de fișier al clientului dvs. de e-mail, de exemplu, salvat în PDF tipul fisierului.
În general, al doilea pas în crearea unui sistem de arhivare a e-mailului este să creați o ierarhie de foldere de stocare în clientul dvs. de e-mail. Făcând acest lucru, puteți separa e-mailul personal de e-mailul de afaceri și vă asigurați că dosarele pe care va trebui să le accesați mai des sunt ușor de accesat. Rețineți că folderele pot fi reorganizate și redenumite, așa că, odată ce un proiect care a fost prioritar este finalizat, este posibil să doriți să aveți o modalitate de a-l arhiva în sistemul de foldere, cum ar fi plasarea într-un folder numit „Proiecte finalizate” cu anul. Luați în considerare dacă crearea de filtre pentru a sorta corespondența primită direct în dosare vă va fi de folos: unii oameni jură pe această funcție; alții nu o folosesc niciodată.
Unul dintre cele mai bune sfaturi pentru arhivarea e-mailurilor este să ștergeți e-mailurile nedorite imediat după primire sau după ce îl vedeți în căsuța de e-mail. Acest lucru vă poate economisi timp, deoarece nu va trebui niciodată să-l revizuiți din nou și vă poate ajuta să împiedicați materialele inutile să ajungă în arhivă, unde ar trebui să fie stocate numai materiale de valoare. Alternativ, dacă vi se potrivește mai bine, puteți face ștergerea în masă înainte de arhivare. Este posibil să vă puteți seta clientul de e-mail pentru momentul în care e-mailurile ar trebui să fie șterse de pe server, dar periodic, este o idee bună să vizitați site-ul dvs. ISP, să vedeți ce este de fapt pe server și să ștergeți, după cum este necesar. Dacă aveți suficient spațiu gol pe server, puteți alege să lăsați e-mailuri importante acolo ca o arhivă suplimentară.
În situații de afaceri, respectarea reglementărilor, securitatea și eficiența sunt elemente cheie în luarea deciziei de arhivare a e-mailurilor. Arhivarea e-mailurilor pentru întreprinderi poate fi gestionată de aplicații software create în acest scop și cu funcții create pentru a rezolva probleme specifice afacerii. Acestea includ capacitatea de a gestiona traseul virtual de hârtie și de a șterge mesajele care nu mai sunt necesare.