Un număr de salarizare este o informație specifică utilizată în sistemul de salarizare al unei companii. Numărul permite unei companii să urmărească angajații prin utilizarea numărului, mai degrabă decât a unui nume sau alt identificator. Este de obicei o informație internă pe care compania o creează folosind software-ul său de salarizare. Compania își poate crea propria combinație de litere și numere sau poate permite software-ului să creeze numere pe cont propriu. Crearea unui număr ar trebui să includă cifre care să permită companiei să facă diferența între angajați doar pe baza numărului.
Majoritatea serviciilor sau software-ului de salarizare permit unei companii să-și creeze propriul număr de salarizare pentru fiecare angajat. Datorită acestei flexibilități, o companie ar trebui să ia în considerare utilizarea unui prefix descriptiv pentru fiecare grup de angajați. O opțiune, de exemplu, este să folosiți trei cifre sau litere pentru a defini departamentul. Literele ACC sau cifrele 200 pot reprezenta departamentul de contabilitate; PRO sau 300 poate fi departamentul de producție. În aceste categorii pot exista și subgrupuri dacă compania decide să folosească un număr.
Odată ce o companie decide cu privire la prefixul numărului de plată, numerele rămase sunt de obicei în ordine. De exemplu, ACC00001 poate fi punctul de plecare pentru numerele de salarizare din departamentul de contabilitate. A doua jumătate a numărului poate conține atâtea cifre cât este necesar pentru a acoperi toți angajații din departament. Fiecare număr pentru toate departamentele are de obicei aceeași combinație de litere și numere. A avea aceeași dimensiune a combinației este necesar pentru a evita confuzia sistemului de salarizare.
Departamentul de resurse umane este adesea responsabil pentru crearea acestui număr. În unele cazuri, departamentul de resurse umane poate avea nevoie de aprobarea proprietarului sau a conducerii executive atunci când atribuie numere. Acest lucru permite proprietarilor și directorilor să aibă un cuvânt de spus în informațiile care se află în statul de plată. Conducerea superioară poate avea, de asemenea, informații despre cum să creeze numere sau despre utilizarea acestora în companie. Aprobarea poate fi necesară și în cazul în care compania înființează un nou departament în sistemul de salarizare.
Este posibil ca o companie care utilizează un serviciu de externalizare a salarizării să nu fie nevoie să creeze un număr de salarizare. Compania externalizează acest lucru pe cont propriu, pe baza sistemului său de salarizare. Companiile introduc pur și simplu un număr de salarizare care se potrivește cu numărul de salarizare al companiei externalizate. Serviciul de salarizare se ocupă de cea mai mare parte a sarcinilor de salarizare, oferindu-le posibilitatea și libertatea de a crea numere de salarizare. Toată corespondența și informațiile referitoare la un angajat necesită de obicei utilizarea acestui număr.