Cunoscute și sub denumirea de plăți anticipate, cheltuielile plătite în avans sunt costuri plătite în avans, beneficiind o companie pentru mai mult de o perioadă contabilă. În afaceri, cheltuielile plătite în avans fac parte dintr-un set de ajustări cunoscute sub numele de amânări. Conturile gestionează de obicei plățile anticipate și alte amânări prin ajustarea pentru cheltuieli la sfârșitul intervalului contabil. Chiria, asigurarea și consumabilele sunt toate conturi tipice plătite în avans.
Prima dată când cheltuiala este plătită anticipat, contabilul o înregistrează ca o creștere a contului de activ, care reprezintă beneficiul sau serviciul viitor al plății anticipate. Fondurile din contul de active expiră în timp sau prin utilizare. De exemplu, chiria și asigurarea expiră din cauza trecerii timpului, în timp ce proviziile scad prin utilizare. Deducerea expirării zilnice a acestor cheltuieli ar fi plictisitoare și consumatoare de timp, motiv pentru care contabilii de obicei ajustează pentru costurile plătite în avans atunci când întocmesc situațiile contabile de închidere.
Când vă pregătiți pentru închiderea conturilor, ajustarea intrărilor pentru cheltuielile plătite în avans are două scopuri. În primul rând, ajustarea arată suma de fonduri care a expirat în perioada contabilă curentă. În al doilea rând, ajustarea arată soldul rămas al fondurilor plătite în avans.
Înainte de ajustare, activele plătite în avans sunt mai mari decât soldul real, iar cheltuielile sunt mai mici. Contabilii ajustează această discrepanță prin creșterea cheltuielilor și scăderea activelor cu suma expirată în intervalul contabil curent. Modul în care este calculată suma expirată depinde de mai multe variabile, inclusiv de durata perioadei de timp și de tipul cheltuielilor plătite în avans.
Consumabilele – cum ar fi plicuri, hârtie și cartușe de imprimantă – sunt înregistrate ca cheltuieli preplătite adăugate în contul de active atunci când sunt achiziționate. Pe parcursul operațiunilor, proviziile sunt utilizate și apoi inventariate la închiderea intervalului contabil. Diferența estimată în costul bunurilor de la începutul până la sfârșitul perioadei de timp este ajustată ca activ și cheltuială expirate.
Asigurarea, care trebuie plătită în avans, protejează o companie de pierderile financiare cauzate de furt, incendiu sau evenimente similare. Conturile înregistrează plățile anticipate inițiale de asigurare ca o creștere a activelor și apoi deduc cheltuielile efectuate în timpul intervalului contabil. Suma dedusă depinde de prima companiei de asigurări pentru perioada de timp. Contabilii înregistrează cheltuielile cu chiria într-un mod similar.
Veniturile neîncasate sunt plăți anticipate efectuate către companie de către o altă organizație. Acestea sunt, de asemenea, ajustate la sfârșitul perioadelor contabile, dar fondurile încep ca o deducere din active și sunt adăugate înapoi ca ajustări. Aceste cheltuieli preplătite valorează mai mult pe măsură ce trece timpul sau prin utilizarea de către organizația care plătește anticipat.