Un funcționar contabil este un deținător de evidențe financiare care utilizează registre și software specializate pentru a înregistra și procesa cheltuielile, încasările, statul de plată și toate celelalte tranzacții financiare pentru o afacere sau organizație. Această poziție necesită aptitudini pentru matematică, atenție la detalii, familiaritate cu procedurile contabile de bază și cunoștințe de calculator și zece chei. Locurile din acest domeniu variază de la funcționari de introducere a datelor contabile la nivel de intrare până la contabili cu taxă completă.
În general, un funcționar contabil începător este necesar să ofere suport de birou și contabil pentru departamentul de contabilitate. El trebuie să mențină înregistrări și fișiere exacte, să proceseze și să poată trimite facturile și plățile, să scrie rapoarte și datele cheie într-un sistem informatic de registru general. Flexibilitatea și dorința de a îndeplini o varietate de sarcini de sprijin sunt esențiale pentru succesul în această poziție.
Un funcționar contabil dintr-o companie mare se poate specializa într-un domeniu specific, cum ar fi conturi de plătit (A/P), conturi de încasat (A/R) sau salarizare. Un funcționar A/P va actualiza și menține înregistrările privind toate cheltuielile, inclusiv cardurile de credit ale companiei și rapoartele de rambursare a angajaților. El va procesa facturile furnizorilor, va revizui și va monitoriza reducerile de plată anticipată în conformitate cu politicile companiei și va asigura că plățile sunt trimise în intervalul de timp corespunzător. El va fi, de asemenea, responsabil pentru reconcilierea declarațiilor furnizorului și utilizarea bunelor abilități de comunicare pentru a rezolva orice discrepanțe
Un funcționar contabil care lucrează în departamentul de conturi de creanțe va pregăti și transmite facturile clienților și va posta și depune chitanțe pe măsură ce aceste facturi sunt plătite. Dacă afacerea are încasări în numerar, el va menține responsabilitatea corespunzătoare a fondurilor și depozitelor în numerar. Introducerea corectă a datelor de chitanțe este vitală, astfel încât funcționarul A/R poate monitoriza istoricul plăților clienților și poate pregăti rapoarte care arată chitanțele întârziate. În cazul în care compania oferă o reducere pentru plăți anticipate, acesta este însărcinat cu monitorizarea activității de plată și efectuarea anumitor reduceri să fie creditate corespunzător.
Departamentele de salarizare folosesc, de asemenea, un funcționar contabil pentru a colecta și procesa cardurile de pontaj, pentru a calcula impozitele și alte rețineri și pentru a pregăti cecurile de salarizare în timp util. El trebuie să se asigure că anumite fișe de pontaj sunt corecte și că legile muncii aplicabile sunt respectate, inclusiv pauze, limite de ore pentru lucrătorii minori și ore suplimentare. Un funcționar de salarizare trebuie să fie familiarizat cu legile fiscale aplicabile și i se poate cere să pregătească rapoarte și să trimită reținerile autorităților fiscale competente și altor destinatari desemnați.
Majoritatea companiilor necesită un funcționar contabil pentru a avea studii liceale sau echivalent, cu ceva experiență sau cursuri legate de contabilitate. Companiile mai mari sau cele care caută asistență mai specializată pot căuta un solicitant cu o diplomă de asociat sau o certificare aferentă. Un contabil senior va avea nevoie de câțiva ani de experiență sau de o diplomă de asociat sau de licență. Această poziție necesită abilități de gândire critică pentru evaluarea datelor, analiza problemelor și implementarea soluțiilor. Un funcționar superior supraveghează adesea practicile de contabilitate a costurilor și de inventar și produce rapoarte lunare, cum ar fi situații de profit și pierdere și bilanţuri.
Unele companii mai mici pot combina două sau mai multe funcții specializate de funcționar contabil sau pot folosi un contabil pentru a efectua toate evidențele financiare și tranzacțiile. Un contabil cu taxă completă este versatil și experimentat în toate aspectele operațiunilor financiare zilnice ale companiei. Sunt necesare cunoștințe despre practicile de contabilitate, cerințele privind salarizarea și rapoartele contabile. Abilitățile bune de comunicare și interpersonale sunt, de asemenea, valoroase, deoarece un contabil are contact regulat cu vânzătorii, clienții și angajații.