Un proces de afaceri este un număr secvenţial de evenimente prin care trec companiile pentru a finaliza o sarcină sau o activitate. Optimizarea proceselor de afaceri constă în proiectarea, modelarea, executarea și monitorizarea fiecărui proces. Fiecare dintre acești pași individuali se adaugă la optimizarea generală a producției sau activităților auxiliare ale unei companii. Rezultatul final ar trebui să fie utilizarea mai puține resurse pentru a produce același rezultat, pentru a obține o productivitate mai mare a angajaților și pentru a crea sau îmbunătăți o valoare globală mai mare pentru companie.
Optimizarea procesului de afaceri începe cu proiectarea unui proces. Proprietarii și managerii trebuie să aibă în vedere un obiectiv pentru fiecare activitate de afaceri. Permiterea acestor activități să continue fără revizuire pentru perioade lungi de timp poate avea ca rezultat angajații să treacă pur și simplu prin mișcările pentru a finaliza procesele de afaceri. Companiile trebuie să stabilească obiective, să creeze standarde de operare și să identifice blocajele pentru a îmbunătăți fluxul general de lucru. Eliminarea acestor blocaje în proiectarea unui proces de afaceri poate elimina, de asemenea, surprizele ulterioare la implementarea procesului.
Modelarea este un tip de analiză „ce ar fi dacă”. Proprietarii și managerii trebuie să se gândească la modalități de îmbunătățire a condițiilor de muncă și de îmbunătățire a nivelurilor de productivitate sau a angajaților și a mașinilor. Tipurile obișnuite de analiză „ce ar fi dacă” includ reducerea cantității de resurse necesare pentru a crea un produs și reducerea costurilor generale de la instalații. Dacă aceste condiții conduc la aceeași calitate sau mai bună a produsului, atunci analiza este adevărată; dacă rezultatul este mai prost, analiza este falsă. Modelele pot fi operaționale sau financiare, în funcție de tipul de activitate care se măsoară pentru optimizarea proceselor de afaceri.
Executarea unei activitati este esentiala si in optimizarea proceselor de afaceri. Companiile trebuie mai întâi să se asigure că au forța de muncă calificată necesară pentru a îndeplini sarcinile și activitățile. De exemplu, optimizarea unui proces de afaceri poate duce la o nevoie mai mare de persoane cu experiență tehnică. Producătorii pot solicita producătorilor cu un background specific în tehnici de sudare pentru a îmbunătăți fabricarea echipamentelor. Producătorul poate avea nevoie, de asemenea, să dezvolte o serie de pași în procesul de producție pentru a îmbunătăți procesul de fabricație a echipamentelor, care, la rândul său, are ca rezultat un flux de lucru îmbunătățit.
Monitorizarea este o activitate de management continuă care supraveghează procesul de optimizare a procesului de afaceri. Proprietarii și managerii trebuie să se asigure că optimizarea funcționează bine în companie și continuă să adauge valoare. Companiile pot folosi indicatori financiari, benchmark-uri standard ale industriei, rapoarte de comparație cu rezultatele istorice anterioare sau alte tipuri de date pentru a se asigura că procesele de afaceri continuă să adauge valoare companiei și să îmbunătățească condițiile generale de lucru în companie.