Propunerile sunt documente de afaceri care sunt utilizate în mod normal pentru unul dintre cele două scopuri. Adesea, o propunere este pregătită ca răspuns la o întrebare a unui potențial client. Alteori, documentul este pregătit pentru a prezenta o idee de afaceri cuiva care este în măsură să ofere finanțare sau alt sprijin. În ambele cazuri, există un set de bază de orientări de propunere care va crește întotdeauna șansele de a primi un răspuns pozitiv la document.
Când un potențial client a emis o cerere formală de ofertă sau un RFP, o mare parte a lucrării este deja făcută în avans. RFP vă va spune ce date trebuie incluse în propunere înainte ca aceasta să fie luată în considerare. În multe cazuri, cererea de propuneri va dicta, de asemenea, modul în care sunt prezentate și aranjate datele respective. Utilizarea textului și a termenilor din cererea de propuneri va facilita mult proiectarea unui șablon de propunere care va impresiona destinatarul și va crește șansele de a câștiga afacerea.
Orientările privind propunerea impun, de asemenea, să păstrați textul propunerii dvs. clar și precis. Doriți să transmiteți ideile principale ale propunerilor într-un mod cât mai direct posibil. Acest lucru va minimiza șansele ca oricine să citească formatul de propunere finalizat de a-și pierde interesul la jumătatea drumului și de a trece la propunerea prezentată de concurența dvs. Evitați să folosiți argou sau termeni tehnici, cu excepția cazului în care liniile directoare ale propunerii conținute în RFP permit în mod expres acest tip de verbiaj.
Alături de claritate, ortografia și punctuația corespunzătoare sunt extrem de importante pentru succesul propunerii. Mult prea des, o propunere altfel genială este renunțată, pur și simplu pentru că erorile din text îngreunează lectura. Orientările propunerii necesită ca documentul să fie verificat cu atenție pentru orice tip de greșeli de ortografie sau de punctuație înainte ca propunerea să fie trimisă vreodată.
Atunci când cererea de propuneri nu specifică elemente precum utilizarea elementelor vizuale sau includerea unei pagini de titlu, liniile directoare generale ale propunerii solicită ca aceste tipuri de extras să fie adăugate în documentul final. Clip art-urile, siglele, tabelele și alte imagini ajută la spargerea aspectului dur al textului, oferind o oarecare împrospătare pentru ochi pe măsură ce documentul este citit. Cu toate acestea, utilizați în mod judicios elementele vizuale. Introducerea lor fără un motiv aparent va afecta efectiv eficiența propunerii dvs., deoarece alții se vor întreba ce încercați să ascundeți în spatele acelui vitrină excesivă.
Respectarea liniilor directoare ale propunerii de bază va spori considerabil potențialul documentului final de a-și atinge scopul propus. Dacă nu vi se oferă o Cerere formală de propunere și nu aveți idee de unde să începeți, utilizați exemple de propuneri pentru a obține câteva idei generale despre cum să procedați. Cu puțină practică, veți putea în curând să pregătiți o propunere care este corectă, lizibilă, bine organizată și foarte probabil să vă ajute să câștigați afacerea sau sprijinul pe care îl căutați.