Managementul registrului general este un proces în care companiile supraveghează înregistrarea și raportarea cifrelor financiare în registrele lor de contabilitate. Pot exista diferite tipuri de sisteme de management pentru ca o companie să-și păstreze integritatea financiară. Câteva sisteme diferite de management al registrului general pot include contabilitatea financiară, audituri interne și externe sau separarea sarcinilor. Proprietarul, directorii sau directorul financiar al unei companii pot fi responsabili pentru stabilirea acestor linii directoare. Eșecul de a gestiona corect registrul general poate duce la o raportare financiară slabă pentru o companie.
Practicile standard de contabilitate financiară sunt printre cele mai comune metode pe care o companie le poate angaja în managementul registrului general. Aceste practici includ utilizarea de registre, jurnale, conturi financiare și alte instrumente de contabilitate. Contabilii sunt responsabili să supravegheze datele înregistrate în aceste diferite instrumente de contabilitate. În anumite momente ale lunilor, contabilii reconciliază și revizuiesc registrele contabile pentru corectitudine, gestionând registrul general într-un mod sistematic. Supraveghetorii și alții efectuează revizuirea finală pentru acest proces într-o companie.
Auditurile interne și externe sunt alte modalități prin care o companie se poate implica în managementul registrului general. Auditurile interne presupun utilizarea unor angajați care nu sunt asociați cu departamentul de contabilitate pentru a revizui registrele contabile. Acest lucru permite managementului superior al companiei să se asigure că contabilii gestionează corect tranzacțiile financiare. Un audit extern necesită utilizarea unei firme de contabilitate externe pentru a revizui registrele contabile ale companiei pentru a se asigura că respectă standardele naționale de contabilitate. Acest proces de gestionare a registrului este destinat părților interesate externe, permițându-le să înțeleagă cât de bine gestionează compania tranzacțiile financiare.
Pentru a asigura în mod corespunzător absența fraudei și a delapidarii, o companie se angajează adesea în separarea sarcinilor. Această practică contabilă limitează numărul de sarcini contabile pe care o persoană le poate îndeplini în companie. Gestionarea registrului general poate implica multe activități diferite, astfel încât o persoană poate încerca să comită fraudă și apoi să o ascundă. De exemplu, colectarea și numărarea numerarului, scrierea și depunerea depozitelor și trimiterea banilor la bancă sunt toate activitățile comune de gestionare a numerarului. Un angajat care finalizează toate aceste activități poate avea posibilitatea de a deturna fonduri fără a fi observat.
Managementul registrului general este un proces care evoluează în timp. Pe măsură ce o companie crește și se extinde, la fel vor crește și practicile contabile. Companiile vor trebui să găsească modalități noi și eficiente de a gestiona sarcinile zilnice de contabilitate. Angajarea angajaților și crearea manualelor de contabilitate sunt printre cele mai comune modalități de a realiza acest lucru.