Efectuarea inventarului face parte din procesul de bază al managementului și controlului responsabil al afacerii. Prin efectuarea periodică a unei numărări fizice, este posibil să vă asigurați că toate articolele relevante sunt contabilizate corect și că documentele curente legate de valoarea inventarului sunt corecte. Iată câteva dintre diferitele moduri în care companiile au gestionat acest tip de control al materialelor de-a lungul anilor.
O abordare tradițională a inventarierii este cunoscută sub numele de numărare ciclului. Folosită de mulți ani în fabricile textile, această abordare a necesitat efectuarea unor inventare fizice regulate ale unei părți din materialele stocate în magazinele de aprovizionare la nivel de fabrică. Multe companii textile își gestionează proviziile folosind ceea ce este cunoscut sub numele de coduri de materiale, care este pur și simplu o modalitate ușoară de a clasifica diverse componente și materiale care sunt asociate cu funcția unui anumit departament din fabrică.
Un număr de ciclu obișnuit ar identifica un număr limitat de coduri de materiale de inventariat în fiecare lună calendaristică. Codurile de material selectate vor fi supuse unei numărări fizice, fiecare unitate a fiecărui articol listată sub acele coduri fiind numărată fizic. Rezultatul numărării ciclului este comparat cu evidențele ținute ale încasărilor și emisiunilor respectivelor articole, iar orice diferențe dintre cele două sunt notate și reconciliate. Numărările ciclului sunt de obicei structurate pentru a permite numărarea fizică a întregului inventar pe parcursul anului și adesea pot face mult mai ușor procesul de reconciliere anuală a materialelor din magazine.
Datorită utilizării software-ului modern, este, de asemenea, posibil să faceți rapid inventarul unui grup selectat de articole cu mare ușurință. De exemplu, generarea unei imprimări a cantității de rechizite de birou care ar trebui să fie la îndemână este foarte simplă. Raportul tipărit va reflecta cât de mult din fiecare articol ar trebui să fie încă în așteptare pentru un anumit departament, la data la care raportul este extras. Această abordare necesită ca toate încasările și problemele să fie înregistrate în baza de date înainte ca raportul să fie generat; în caz contrar, contorizarea va fi oprită.
Multe companii folosesc un proces care se bazează în mare măsură pe utilizarea FIFO și LIFO. Acronime pentru primul intrat, ultimul ieșit și, respectiv, ultimul intrat, primul ieșit, acest tip de gestionare a stocurilor se bazează pe înregistrate cu acuratețe atunci când articolele sosesc și când acestea sunt plătite unui anumit departament din cadrul companiei. Cu această abordare, unitățile rămase ale unui articol dat sunt verificate fizic după ce încasările și problemele zilei au fost introduse în baza de date a lanțului de aprovizionare. Acest proces permite adesea întreprinderilor mici care trebuie să mențină stocurile la minimum în scopuri fiscale să știe întotdeauna exact ce au la îndemână și să ia măsuri în cazul în care o cantitate semnificativă dintr-un anumit articol nu poate fi contabilizată.
Procesele de inventariere pot fi foarte elaborate sau foarte simple, in functie de nevoile companiei. Alegând tipul potrivit de sistem de urmărire și software și fiind sârguincios în numărarea fizică a unităților în mod regulat, este posibil să vă asigurați că înregistrările materialelor sunt păstrate exacte în orice moment. Acest lucru face ca evaluarea tuturor tipurilor de stocuri, de la materii prime la produse finite, să fie mult mai ușoară decât ar fi altfel.