Proprietarii de afaceri și persoanele fizice sunt adesea sfătuiți să respecte cerințele standard de păstrare a documentelor în scopuri comerciale, fiscale și legale. Perioada de timp necesară depinde de tipul de document în cauză. Unele cerințe pentru păstrarea documentelor de afaceri pot fi de până la un an sau pe termen nelimitat. În Statele Unite, există cerințe federale de păstrare recomandate, precum și cerințe de păstrare de stat și, în unele cazuri, acestea sunt în conflict. Există, de asemenea, cerințe de păstrare a documentelor care sunt specifice înregistrărilor comerciale și altele care se adresează înregistrărilor fiscale.
Evidențele comerciale trebuie deseori păstrate de secretarul unei corporații sau de proprietarul unei mici afaceri pentru o perioadă de timp determinată de legile regionale și naționale. Motivul este că clienții și alții pot da în judecată afacerea, iar acele înregistrări pot fi citate ca parte a procesului de descoperire într-un proces civil. Poate fi, de asemenea, confiscat de guvern din cauza unei proceduri penale împotriva proprietarului afacerii sau companiei. Unele înregistrări comerciale trebuie păstrate pe termen nelimitat în conformitate cu legile din unele jurisdicții, cum ar fi statutul corporativ și actele imobiliare pe care le deține afacerea. Exemple de înregistrări care pot fi deseori eliminate după trei ani includ extrasele de reconciliere bancară, înregistrările de inventar și cererile de angajare.
Există, de asemenea, cerințe de păstrare a documentelor, deoarece acestea se referă la evidențele fiscale. De exemplu, Internal Revenue Service din Statele Unite recomandă ca evidențele fiscale de angajare să fie păstrate timp de cel puțin patru ani de la data scadentă a declarației fiscale inițiale. Este adesea recomandat ca evidențele privind impozitul pe proprietate să fie păstrate pe termen nelimitat. Alte evidențe fiscale, cum ar fi o cerere de rambursare a taxelor după depunerea taxelor, ar trebui păstrate timp de cel puțin trei ani sau dacă persoana fizică datorează impozite după depunerea declarației fiscale. Experții fiscali îi sfătuiesc adesea pe contribuabili să țină evidența timp de șapte ani după depunere, pentru a se asigura că nu vor fi supuși unui control fiscal, care poate avea loc la mulți ani după depunerea declarațiilor fiscale.
Pregătirea și planificarea proceselor sau protecția în cazul unui proces sunt alte motive pentru care persoanele respectă cerințele standard de păstrare a documentelor. Se recomandă ca persoanele fizice să păstreze anumite înregistrări pe termen nelimitat în scopuri legale, inclusiv înregistrări vitale, cum ar fi certificatele de naștere și actele de adopție. Este adesea recomandat ca chiriașii să păstreze contractele de închiriere până la expirarea termenului de prescripție, ceea ce înseamnă că proprietarul sau chiriașul nu mai pot depune un proces pe baza chiriei.