Companiile mari și mici se confruntă adesea cu provocarea de a menține un sistem organizat de păstrare a înregistrărilor comerciale. În general, documentele de afaceri sunt păstrate în limitele de timp locale sau regionale stipulate. Cunoașterea cerințelor pentru ceea ce trebuie păstrat și pentru cât timp este considerată crucială pentru a avea un sistem de înregistrări adecvat.
Mărimea afacerii determină de obicei profunzimea unui sistem de păstrare a înregistrărilor comerciale. Unele dintre documentele de afaceri care sunt păstrate includ dosarele fiscale și dosarele de personal. Înregistrările financiare păstrate în general de o întreprindere sunt cheltuielile operaționale, achizițiile de capital, chitanțele de vânzare și activele imobiliare.
O companie ar trebui să verifice cerințele de păstrare a înregistrărilor comerciale care se aplică în jurisdicția care reglementează industria afacerii. Cerințele din Statele Unite pentru păstrarea înregistrărilor comerciale legate de impozite sunt ca documentele comerciale să fie păstrate timp de cel puțin trei ani. Unele cerințe de venituri pot necesita păstrarea înregistrărilor financiare chiar și după expirarea perioadei recomandate.
Evidențele personalului sunt de obicei păstrate timp de cel puțin patru ani. Aceste înregistrări și alte înregistrări sunt păstrate într-un loc sigur, în special cele care conțin informații private despre angajații anteriori și actuali. În mod obișnuit, se păstrează înregistrări complete despre momentul în care au fost depuse și plătite impozitele pe salarii.
În majoritatea cazurilor, evidențele financiare sunt păstrate timp de cel puțin șapte ani. Declarațiile de la instituțiile financiare, listele de inventar și declarațiile anuale de venit sunt câteva dintre tipurile de documente care ar putea fi incluse. Păstrarea unor evidențe financiare bune ar putea minimiza expunerea unei afaceri în chestiuni legale.
Întreprinderile pot descoperi, de asemenea, că este benefic un sistem de epurare pentru a scăpa de documentele de afaceri vechi sau irelevante. O politică pentru un sistem de păstrare a înregistrărilor comerciale ar putea ajuta la simplificarea procesului și la asigurarea că toți angajații urmează aceleași practici. Aceasta este, în general, o parte continuă a procesului de menținere a înregistrărilor comerciale adecvate.
De obicei, este o idee bună să aveți spațiu de stocare adecvat dacă documentele de afaceri sunt păstrate la fața locului. De asemenea, este o practică generală păstrarea unui fișier electronic al înregistrărilor comerciale. În acest fel, documentele pertinente sunt încă accesibile, iar afacerea poate evita oprirea în cazul în care un incendiu sau un alt dezastru distruge documentele comerciale pe hârtie.
Majoritatea companiilor ar putea alege să folosească o companie de gestionare a stocării înregistrărilor. Acest lucru are potențialul de a elibera timp organizației pentru a se concentra pe probleme legate de afaceri, mai degrabă decât pe gestionarea păstrării înregistrărilor comerciale. Orice posibilă problemă cu externalizarea sistemului de păstrare a înregistrărilor comerciale ar putea fi redusă. O companie de renume își va prezenta în general caracteristicile și practicile de securitate pentru păstrarea documentelor de afaceri.