Asistenții administrativi lucrează în general într-un cadru de birou. Acești oameni sunt de obicei angajați pentru a fi asistenți ai unuia sau mai multor administratori superiori sau oficiali ai companiei. Munca de asistent administrativ poate fi găsită într-o serie de industrii, de la imobiliare până la dezvoltarea de site-uri web. Îndatoririle lor includ adesea o combinație de sarcini de serviciu, sarcini specializate și sarcini personale.
Abilitățile necesare unui asistent administrativ pot varia foarte mult. Acest lucru se datorează faptului că nevoile fiecărui angajator pot fi foarte diferite. Acest lucru este valabil chiar și într-o singură industrie. Este posibil ca munca de asistent administrativ la o companie de tipografie să nu implice toate sarcinile sau abilitățile ca munca la o altă companie. Din acest motiv, dezvăluirea și evaluarea responsabilităților sunt adesea un factor determinant în timpul procesului de interviu, chiar și atunci când este clar că o persoană are experiență în domeniu.
Aproape toate lucrările de asistent administrativ vor include un anumit tip de sarcini de birou. Este rar, dacă nu imposibil, să găsești o astfel de poziție în care cunoștințele de calculator nu sunt necesare. Amploarea necesară a acestor abilități de calculator poate fi limitată la foi de calcul de bază, procesare de text și capabilități de internet. În unele cazuri, unei persoane i se poate cere să fie foarte avansată în aceste domenii și poate avea nevoie să aibă experiență cu programe mai puțin obișnuite, cum ar fi software-ul de contabilitate.
Gama de cunoștințe de specialitate care poate fi necesară este atât specifică industriei, cât și companiei. La o companie de dezvoltare de site-uri web, de exemplu, munca de asistent administrativ poate necesita anumite cunoștințe de programare și design web. Cu toate acestea, o companie imobiliară poate solicita unei persoane să aibă competențe în domenii precum dreptul imobiliar și geografia.
Deoarece mulți profesioniști sunt adesea ocupați, liniile dintre un asistent administrativ și un asistent personal pot deveni neclare. Munca de asistent administrativ include de obicei îndeplinirea sarcinilor personale pentru alții, cum ar fi programarea activităților sau respingerea invitațiilor care nu sunt direct asociate cu munca. Astfel de locuri de muncă pot implica sarcini ușoare, cum ar fi comandarea și obținerea prânzului sau trimiterea și primirea livrărilor private.
În cadrul unor companii, există niveluri diferite de asistenți administrativi. Unii pot fi mai bine calificați, mai bine plătiți și au titluri mai semnificative decât ceilalți. Acest lucru se întâmplă adesea atunci când volumul de muncă necesar este mai mult decât poate fi gestionat de o persoană. Se găsește și în cadrul companiilor care susțin separarea anumitor sarcini, cum ar fi conturile de încasat și conturile de plătit. În aceste cazuri, munca de asistent administrativ poate fi definită în mod expres sau un administrator superior poate delega atribuții după cum consideră de cuviință.