Există patru tipuri de soluții de achiziții care se găsesc în mod obișnuit în mediul de afaceri. Toate cele patru dintre aceste soluții necesită o expertiză semnificativă pentru configurare, susținere și gestionare. Achiziția sau achiziția este un termen folosit pentru a descrie activitatea legată de achiziționarea de bunuri și servicii pentru o afacere sau organizație. O soluție de achiziție poate fi un instrument electronic, o soluție software, un furnizor terță parte sau o firmă de servicii contractată.
Există o tendință în creștere către achizițiile electronice, care reduce timpul necesar pentru finalizarea ciclului de achiziție prin utilizarea documentelor electronice, a aprobărilor automate și a instrumentelor de flux de lucru aferente. Pentru a configura o soluție electronică de achiziție, furnizorii trebuie să creeze un catalog de produse online, complet cu descrieri ale articolelor și prețuri. Utilizatorii de afaceri trebuie să aibă o metodă pentru a accesa catalogul, a-și selecta articolele și a furniza o metodă de plată. Multe companii mari au un sistem electronic de achiziții integrat cu sistemul financiar.
Aproape toate sistemele informatice de contabilitate includ mai multe soluții de achiziții. Fiecare dintre diferitele sisteme de contabilitate oferă o gamă de funcționalități în cadrul sistemului de achiziții. Soluțiile standard de achiziții oferă instrumente pentru a crea cereri de achiziție, comenzi, oferte și licitații. Abilitatea de a procesa încasările de mărfuri, retururile de mărfuri și facturile poate face parte din soluția de achiziții sau din sistemul de contabilitate. Integrarea achizițiilor și a contabilității necesită un efort semnificativ și poate să nu fie posibilă cu toate sistemele.
Un furnizor terț este adesea contractat pentru a furniza și a sprijini soluții de achiziții proprii. În acest model, software-ul de achiziții este complet găzduit, gestionat și susținut de furnizor. Utilizatorilor din cadrul firmei li se oferă conturi de utilizator și capacitatea de a efectua activitatea de cumpărare necesară în funcția sa.
Rapoartele de activitate, economiile de costuri și pistele de audit sunt furnizate conducerii superioare lunar sau trimestrial. Acest tip de soluție de achiziție este popular în rândul firmelor mici cu birouri multiple, la distanță. Costul implementării și susținerii unei soluții de achiziții bazate pe internet poate fi prohibitiv de mare.
Firmele de servicii contractate care oferă soluții de achiziții sunt de obicei concentrate pe furnizarea de expertiză în serviciile tradiționale de achiziții. Aceste domenii includ licitarea ofertelor, gestionarea licitațiilor, cererile de revizuire a ofertelor și negocierea contractelor. În firmele mici și mijlocii, aceste activități nu apar foarte des. Membrii personalului nu au oportunități suficiente de a dezvolta nivelul de abilități necesar pentru a îndeplini aceste sarcini în mod eficient. Achizițiile reprezintă o zonă de posibile economii pentru majoritatea firmelor și este important să folosiți resursele corecte pentru a obține aceste economii.