Există adesea o mică variație între termenii comenzii de achiziție în multe industrii diferite. Termenii sunt de obicei aceiași, dar sunt adesea personalizați pentru industrie și între părți. Termenii cheie încep adesea cu prețul, termenii de plată și livrarea. În continuare, sunt abordate bunurile și serviciile, ambalarea și inspecția. În cele din urmă, întârzierile scuzabile, riscul de pierdere și garanțiile sunt câțiva dintre condițiile standard ale comenzii de cumpărare care se regăsesc în clauzele rămase ale acordului. Cumpărătorul și vânzătorul semnează o comandă de cumpărare, care codifică termenii și formează baza unui contract.
Termenii și condițiile comenzii de achiziție stabilesc adesea prețul și termenii de plată la începutul documentului. Unii termeni care se referă la prețuri vor indica moneda de plată la care se așteaptă vânzătorul. De asemenea, poate îndruma vânzătorul să trimită o factură pentru a primi plata, adesea în termen de 30 de zile de la livrare. Termenele de livrare ar trebui să includă locul livrării și data sau numărul de zile în care bunurile și serviciile ar trebui să fie livrate după ce vânzătorul semnează comanda de cumpărare.
Pentru a evita confuzia și pentru a defini clar așteptările, bunurile și serviciile sunt adesea unul dintre termenii standard al comenzii de achiziție. Aceasta este o descriere de bază a articolelor corporale sau a lucrărilor pe care vânzătorul este de acord să le livreze. Termenii de ambalare sunt adesea incluși pentru a garanta că mărfurile nu vor fi deteriorate în timpul transportului. Inspecția este mijlocul prin care cumpărătorul se poate asigura că bunurile nu au fost deteriorate, iar cumpărătorul poate de obicei să accepte sau să refuze livrarea mărfurilor într-un interval de timp rezonabil.
O problemă majoră în ceea ce privește termenii și condițiile comenzii de achiziție se referă la riscul de pierdere. Vânzătorul sau cumpărătorul trebuie să fie responsabil din punct de vedere financiar pentru daunele sau defectele bunurilor și serviciilor până la livrare și adesea vânzătorul este cel care suportă riscul pierderii. Unele circumstanțe sunt în afara controlului ambelor părți, cum ar fi un dezastru natural, care adesea întârzie livrarea bunurilor sau serviciilor. În termenul de întârziere scuzabil, cumpărătorul are dreptul de a rezilia contractul sau de a prelungi data de livrare. Vânzătorul trebuie adesea să semneze garanții ca parte a condițiilor comenzii de cumpărare, care declară dreptul de proprietate asupra bunurilor și serviciilor livrate și că acestea sunt lipsite de defecte și potrivite pentru utilizare.
Prevederile de reziliere ale unei comenzi de cumpărare vor favoriza, de obicei, cumpărătorul. De exemplu, un termen de comandă de cumpărare poate acorda cumpărătorului dreptul de a anula comanda înainte de expediere sau livrare. Este important să revizuiți cu atenție toți termenii unei comenzi de achiziție, deoarece aceștia pot favoriza doar una dintre părți până când sunt negociate condiții mai echitabile.