Atunci când o companie achiziționează bunuri sau servicii, aceasta se face de obicei printr-o comandă de achiziție. Întrucât o comandă de cumpărare este un acord legal între un cumpărător și un vânzător, este important ca condițiile comenzii să fie stabilite clar și precis pentru a preveni orice neînțelegeri între cele două părți. Condițiile comune ale comenzii de achiziție includ costul, descrierea materialelor, data estimată și obligațiile de transport.
Una dintre cele mai importante dintre condițiile comenzii de achiziție este costul articolului, care arată cât de mult este dispus cumpărătorul să plătească pentru bunuri sau servicii. În cazul în care destinatarul comenzii de cumpărare nu poate sau nu va egala costul de pe comanda de cumpărare, el sau ea trebuie să indice acest lucru cumpărătorului. Dacă vânzătorul continuă cu comanda, el sau ea este obligat să vândă produsul cumpărătorului la prețul indicat în comanda de cumpărare.
O comandă bună are o descriere a materialelor care nu lasă niciun element de îndoială. Emitentul unui ordin de cumpărare ar trebui să fie cât mai specific posibil pentru a evita orice confuzie ulterioară. Bunurile sau serviciile așteptate trebuie descrise cu cât mai multe detalii posibil în corpul comenzii de achiziție.
Timpul de livrare este o altă condiție a comenzii de achiziție. Marii producători, sau chiar micii producători cu inventar just-in-time, necesită adesea timpi lungi de livrare pentru a procesa o comandă. Dacă un vânzător nu poate respecta un termen limită specificat, el sau ea trebuie să indice acest lucru cumpărătorului și să nu accepte comanda decât dacă termenul limită este negociabil.
Freight On Board (FOB) este o condiție populară a comenzilor de cumpărare. Aceasta indică cine își asumă responsabilitatea pentru costul transportului și din ce locație. Dacă un cumpărător din New York cumpără un camion încărcat de covoare din San Francisco, termenii ar putea fi „FOB New York City”, ceea ce înseamnă că vânzătorul trebuie să plătească pentru transportul pentru a ajunge la New York. Dacă termenii sunt „FOB San Francisco”, aceasta înseamnă că cumpărătorul este responsabil pentru costul de tranzit. Condițiile de transport sunt deosebit de complicate atunci când se ocupă de transportul internațional, iar cumpărătorul și vânzătorul trebuie să fie clari cu privire la cine plătește taxele și taxele vamale, precum și pentru tranzitul efectiv de marfă.
Termenii standard de plată în SUA sunt „Net 30”, ceea ce înseamnă că o factură trebuie plătită în 30 de zile. Alți termeni standard sunt „Net 15”, „Net 60”, „Net 90” sau „Due La primire”. Dacă o comandă de cumpărare este plătită cu un card de credit, de obicei nu este nevoie ca termenii de plată să fie desemnati, dar ar trebui să existe clarificări cu privire la momentul procesării cardului de credit pentru comandă.
Condițiile comenzii de achiziție sunt de cele mai multe ori negociabile. Cu puțină dare și acceptare a părților atât ale cumpărătorului, cât și ale vânzătorului, termenii unei comenzi pot fi modificați pentru a liniști oricare dintre părți. Unele condiții ale comenzii de achiziție sunt nenegociabile, iar cumpărătorul sau vânzătorul ar trebui să indice acest lucru la începutul negocierii.