Achiziția prin licitație este un sistem în care companiile care caută un produs sau serviciu permit altor companii sau persoane fizice să depună oferte concurente pentru a câștiga dreptul de a furniza produsul sau serviciul solicitat. Procesul este cunoscut și sub numele de „apel de licitație”, deoarece compania care are nevoie de produsul sau serviciul solicită furnizorilor să depună cea mai bună ofertă. Achizițiile sunt adesea gestionate de agentul de cumpărare pentru compania care caută un produs sau serviciu. Această persoană are autoritatea de a atribui contracte furnizorilor ofertei câștigătoare.
Majoritatea companiilor care se bazează pe produsele sau serviciile terților au un departament de achiziții. Aceste companii includ pe cele care au nevoie de materii prime pentru a-și produce produsul finit, cum ar fi firmele de producție sau asamblatorii sau revânzătorii de computere, printre altele. Compania care solicită ofertele va sublinia, de asemenea, cerințele fiecărei oferte într-un document numit cerere de propunere (RFP). Cererea de ofertă prezintă procedura pe care ofertanții trebuie să o urmeze pentru a-și depune ofertele. Aceasta include, în general, prețul la care furnizorul va furniza un produs sau serviciu și timpul în care acesta va fi livrat.
Instalațiile guvernamentale folosesc de obicei sistemul de achiziții pentru a obține mai multe oferte corecte pentru orice produs sau serviciu de care au nevoie. Acest lucru este pentru a vă asigura că nu are loc nicio improprietate în atribuirea unui anumit contract. De exemplu, Administrația Serviciilor Generale a Statelor Unite (GSA) are mai multe departamente care administrează sistemul de achiziții pentru oferte. GSA are un site web care listează toate oportunitățile de contact și instrucțiunile de licitare asociate acestora.
Majoritatea sistemelor de achiziții prin licitație solicită ca câștigătorul să fie cel mai mic preț. Cu toate acestea, unele sisteme se bazează pe o combinație de variabile, cum ar fi momentul livrării, probabilitatea de neplată a furnizorului și creditul furnizorului. Pentru a depune o ofertă, un potențial furnizor trebuie doar să se înregistreze la compania care solicită propunerea de ofertă și să își pregătească oferta conform regulilor și liniilor directoare specifice contractului.
Ofertantul câștigător este anunțat de către managerul de achiziții și i se atribuie oficial contractul. Furnizorului i se alocă o anumită perioadă de timp pentru a-și livra produsul sau serviciul. Dacă produsul sau serviciul nu poate fi livrat la timp, contactul poate fi declarat nul, iar procesul de achiziție a ofertei poate fi început din nou. Furnizorul care nu a putut livra la timp este de obicei descalificat de a depune oferte suplimentare pentru același contract.