Termenul achiziții comerciale este folosit pentru a descrie activitățile legate de achiziționarea de bunuri și servicii pentru o entitate comercială. Achizițiile sau achizițiile sunt o funcție administrativă importantă care utilizează utilizarea de reducere a costurilor și tehnici de planificare strategică pe termen lung pentru a gestiona costurile de ieșire. Domeniul achizițiilor comerciale are trei domenii principale de atenție: licitație, managementul furnizorilor și achizițiile strategice.
Oamenii care lucrează în achiziții de afaceri sunt cunoscuți ca profesioniști în achiziții. Există trei titluri principale de post în achiziții: cumpărător, ofițer de achiziții și manager de achiziții. Un cumpărător este responsabil pentru gestionarea achiziției de mărfuri de la furnizori selectați. Ofițerul de achiziții gestionează procesul de licitație și de selecție a furnizorilor. Responsabilitatea principală a managerului de achiziții este funcționarea generală a departamentului și negocierile cu furnizorii mari de valoare în dolari.
Licitația este procesul de invitare a potențialilor furnizori să examineze un document detaliat de cerințe și să își depună oferta pentru afacere. Documentul de cerințe conține valoarea totală în dolari și durata contractului, tipul de produs sau serviciu necesar, cerințele de calitate și termenii contractului. O cantitate semnificativă de procese civile se bazează pe defecte sau părtiniri percepute în procesul de licitație. Urmărirea procesului de afaceri adecvat și asigurarea unei licitații corecte și transparente este foarte importantă.
Există trei termeni folosiți în mod obișnuit în achizițiile comerciale: cerere de propunere (RFP), cerere de informații (RFI) și cerere de ofertă (RFQ). Tipul de răspuns solicitat este indicat în corpul documentului, împreună cu datele și informațiile de contact. Toți cei trei termeni sunt folosiți pentru a descrie un proces atunci când vânzătorii sunt fie invitați să răspundă, fie cerințele sunt postate pe un site web public sau pe un instrument de achiziții, permițând o gamă largă de furnizori să răspundă. Datele sunt foarte importante în acest proces, iar ignorarea termenelor limită sau ratarea acestora va exclude răspunsul din considerare. Asigurați-vă că obțineți o chitanță cu ștampila orei și a datei care indică momentul primirii documentelor de către departamentul de achiziții, pentru a evita excluderea.
Managementul furnizorilor include asigurarea respectării contractului, acționând ca contact principal pentru problemele legate de servicii și soluționarea disputelor, precum și gestionarea oricăror plăți sau clauze negociate în contract. Deși se concentrează mult efort pe licitarea și scrierea inițială a contractului, managementul furnizorilor este singura metodă de a se asigura că compania obține efectiv economiile așteptate. Un management eficient are ca rezultat costuri de operare mai mici, servicii eficiente și o poziție de negociere mai puternică în următoarea rundă de negocieri.
Achiziția strategică este procesul de achiziție planificată. Într-o organizație tipică, fiecare departament își transmite achizițiile planificate pentru anul către departamentul de buget sau achiziții. Personalul caută elemente comune sau oportunități de a combina produse conexe. Aceste achiziții mai mici pot fi apoi scoase la licitație, permițând mai multor furnizori posibilitatea de a furniza aceste bunuri și servicii. În general, acest proces are ca rezultat costuri de achiziție mai mici pentru organizație.