Achizițiile de stat sunt un proces care este utilizat de statele individuale pentru a procura provizii, personal și echipamente de care au nevoie. Biroul de achiziții de stat se poate ocupa de achiziții pentru toate agențiile de stat, de la birourile reprezentanților statului care au nevoie de creioane până la echipajele rutiere ale statului care necesită buldozere sau poate permite agențiilor de stat individuale să se ocupe de propriile nevoi de achiziții, supraveghend achizițiile. politică la nivelul întregului stat. În orice zi, un birou de achiziții publice poate obține orice, de la vopsea pentru podurile sale până la echipamente medicale pentru spitalele de stat.
Achizițiile pot fi un proces complex. Ofițerii de achiziții sunt responsabili pentru satisfacerea nevoilor care sunt aduse în atenția biroului de achiziții. Angajații de stat pot furniza biroului comenzi de achiziție cu solicitări foarte specifice sau pot contacta biroul de achiziții de stat pentru a obține asistență în stabilirea a ceea ce va satisface nevoile lor și în găsirea celei mai bune opțiuni. Pentru articole ezoterice, biroul de achiziții de stat poate face cercetări considerabile pentru a determina cea mai bună alegere de cumpărare.
Pe lângă obținerea de bunuri și servicii pentru stat prin cumpărare, închiriere sau comerț, biroul de achiziții publice stabilește și politici. De exemplu, biroul de achiziții poate dicta ca atunci când agențiile de stat au nevoie de echipamente, acestea ar trebui să transmită mai întâi cererea altor agenții, pentru a vedea dacă acele agenții au echipament folosit și funcțional pe care ar dori să îl vândă sau să îl comercializeze. De asemenea, biroul de achiziții de stat poate emite o directivă conform căreia bunurile să fie obținute de la furnizorii din stat, dacă este posibil, sau ca achizițiile de stat să pună, de asemenea, accent pe responsabilitatea de mediu, alegând articole care sunt ecologice.
Când un birou de achiziții de stat trebuie să obțină ceva, deschide cererea de ofertă. De exemplu, dacă echipajele rutiere au nevoie de vehicule noi, biroul de achiziții de stat ar indica că are un contract de furnizare a vehiculelor rutiere care este disponibil. Companiile care produc, închiriază sau vând vehicule ar avea posibilitatea de a licita pentru șansa de a furniza vehicule statului, biroul de achiziții revizuind ofertele pentru a determina cea mai bună alegere. Deoarece contractele de stat pot fi foarte profitabile, procesul de licitație poate deveni destul de competitiv.
De obicei, biroul are sediul în capitala statului. Acest lucru este convenabil și pentru agențiile de stat cu sediul în capitală, deoarece facilitează păstrarea contactului cu biroul de achiziții. Sucursalele pot fi situate în alte regiuni ale statului, împreună cu depozite pentru provizii.