Achiziția de tehnologie este un termen folosit pentru a descrie achiziționarea de echipamente bazate pe tehnologie pentru o afacere sau organizație. Există multe tipuri diferite de tehnologie, dar acest termen se aplică aproape exclusiv achizițiilor legate de computere și tehnologia informației. Achizițiile în domeniul tehnologiei informației includ patru tipuri de mărfuri: software, hardware, servicii de consultanță și servicii de asistență sau întreținere. Detaliile pentru fiecare tip de marfă diferă și trebuie gestionate cu grijă. Produsele din tehnologia informației sunt supuse schimbărilor aproape constante, necesitând astfel o atenție specială pentru a se asigura că se obține cea mai bună valoare pentru dolar.
Conceptul principal de achiziție de tehnologie este că planificarea avansată, programarea și cumpărarea în grup vor avea ca rezultat economii de costuri și o operațiune mai eficientă a afacerii. Acestea duc la creșterea profitabilității. Cumpărarea în grup, livrarea la timp, prețurile în vrac negociate și clauzele de reînnoire la sfârșitul duratei de viață sunt toate esențiale în achizițiile de tehnologie.
Achizițiile de tehnologie care sunt finalizate în funcție de necesități sunt semnificativ mai scumpe decât achizițiile de grup. De exemplu, o imprimantă desktop poate avea un preț de vânzare cu amănuntul de 200 USD (USD). Cu toate acestea, un dealer en-gros poate vinde cinci dintre aceleași imprimante desktop pentru 125 USD fiecare. Pe baza bugetelor prezentate, o companie poate direcționa departamentelor să lucreze cu centrala de achiziții pentru a-și combina cheltuielile planificate pentru anumite mărfuri.
Acest proces funcționează cel mai bine într-o organizație care se angajează să reducă costurile. Problemele legate de datele de livrare, respectarea contractului și problemele legate de serviciul clienți trebuie rezolvate intern înainte de a ieși la contract. Cumpărarea în grup este procesul de combinare a cerințelor totale de resurse pentru diferite departamente și crearea unei singure comenzi de achiziție. Departamentele pot fi amplasate fizic într-o serie de clădiri, cu datele de livrare, cantitățile și condițiile enumerate în comanda de achiziție.
Livrarea la timp este o componentă centrală a achizițiilor de tehnologie. În cadrul acestui model, costul depozitării este suportat de furnizor. Acest tip de cerință de livrare este de obicei combinat cu achiziția de grup, menținând costurile de stocare la un nivel scăzut. Departamentul de achiziții este responsabil să se asigure că cantitățile de materiale achiziționate sunt gata și disponibile pentru livrare la datele și orele specificate.
Prețurile în bloc și negocierea sunt foarte importante atunci când finalizați achizițiile de tehnologie. Organizațiile care combină cantitatea totală necesară pentru o anumită perioadă de timp pot obține prețuri mai mici, pe baza unui anumit volum de activitate de cumpărare. Negocierile sunt finalizate de obicei de directorul de achiziții sau de agentul de cumpărare senior.
Tehnologia are de obicei un ciclu de viață util de trei ani. Modul în care aceste materiale sunt gestionate și redistribuite este un aspect important. În majoritatea firmelor, acest ciclu scurt de viață are ca rezultat adesea firmele să închirieze echipamente informatice. În contract de închiriere este inclusă o evaluare a valorii produsului la sfârșitul contractului de închiriere. Materialele sunt returnate companiei de leasing și echipamente noi achiziționate, de obicei pentru aceleași plăți lunare.