Administrarea donatorului este cultivarea unei relații continue între o organizație de caritate și donatorii săi, prin care organizația de caritate caută să-și exprime recunoștința pentru darul donatorului. Managementul administrației implică, de obicei, o înțelegere a motivațiilor care stimulează donarea pentru eforturile caritabile. Procesul de administrare a donatorilor implică adesea utilizarea unui sistem de gestionare a datelor pentru a urmări donațiile și a nota intențiile donatorilor. Două premise comune din spatele sistemelor de management al donatorului includ fidelitatea față de intenția donatorului și construirea de relații care încearcă să înțeleagă și să respecte dorința unui donator. Deoarece organizațiile caritabile primesc adesea finanțare semnificativă atât prin moșteniri ale donatorilor, cât și prin directive cuprinse în testamentul unei persoane, majoritatea celor care lucrează în acest domeniu caută să construiască relații pe termen lung cu donatorii.
Motivațiile pentru donații de caritate pot varia într-o mare măsură. Unii donatori pot da un impuls, adesea ca urmare a unui dezastru sau a unei alte necesități făcute publicității. Cu toate acestea, mulți donatori dezvoltă de obicei o relație cu o organizație nonprofit care continuă o lungă perioadă de timp și implică oportunități de interacțiuni față în față. Aceste interacțiuni în persoană oferă personalului sau directorilor unei organizații caritabile oportunitatea de a obține feedback valoros cu privire la motivul pentru care donatorii aleg să susțină această organizație de caritate și la ce se așteaptă donatorii să primească în schimb.
Mulți donatori se așteaptă la știri regulate despre activitățile unei organizații caritabile. Acesta este unul dintre motivele pentru care organizațiile de caritate produc adesea buletine informative sau postează rapoarte pe bloguri sau site-uri web cu privire la modul în care organizația de caritate distribuie donații către beneficiari. Un alt aspect al gestionării donatorilor este onorarea donatorilor prin premii publice. Un donator poate sprijini o extindere a capitalului, de exemplu, și poate primi o onoare, cum ar fi ca numele său să fie gravat pe o pasarelă sau pe perete.
Gestionarea profilului de donator al donatorului este de obicei considerată foarte importantă în cultivarea unei gestionări responsabile a donatorului. Legile regionale sau naționale pot interveni în modul în care sunt gestionate informațiile. Organismele de caritate ar putea fi obligate să urmărească anumite donații sau moșteniri pentru a se asigura că aceste donații sunt utilizate la cererea donatorului. Pentru organizațiile de caritate scutite de taxe, diferite legi pot impune respectarea procedurilor contabile care asigură gestionarea corectă a donației. În unele locații, fidelitatea față de intenția donatorului este cerută de lege.
Administrarea donatorului este adesea privită ca un angajament pe termen lung între organizație de caritate și donator. Manipularea corectă a legatului donatorului, în special dacă este dat postum, este de obicei considerată foarte importantă. Uneori, un scandal poate afecta negativ relațiile cu donatorii. De exemplu, dacă angajaților organizației de caritate se acordă o plată excesivă peste ceea ce este obișnuit, acest lucru poate afecta reputația unei organizații de caritate dacă informația devine publică.