Alocarea costurilor este procesul de identificare și atribuire a costurilor serviciilor necesare funcționării unei afaceri sau a unui alt tip de entitate. Spre deosebire de evaluarea costurilor, alocarea este mai puțin preocupată de valoarea reală a costului și mai mult de alocarea sau atribuirea costului unității corecte din cadrul organizației. Din această perspectivă, alocarea costurilor poate fi văzută ca un instrument care ajută la urmărirea mai eficientă a tuturor costurilor asociate cu operațiunea în desfășurare, deoarece fiecare cost este asociat cu anumite departamente sau grupuri de departamente din cadrul organizației.
Un exemplu simplu de alocare a costurilor ar fi salariul sau salariul unui angajat desemnat să lucreze într-un anumit departament. Într-un spital, o asistentă este în mod normal repartizată la o anumită aripă sau etaj, costurile fiind alocate funcționării generale a acelei unități. Atâta timp cât asistenta continuă să lucreze în tura care i-a fost atribuită în cadrul acelei unități, salariul și beneficiile acumulate sunt asociate cu acea unitate. Cu toate acestea, dacă asistenta este chemată să ocupe un alt etaj sau unitate, cum ar fi petrecerea unei ture întregi lucrând în camera de urgență, salariul și beneficiile câștigate pentru acea perioadă de timp pot fi foarte bine alocate unității în care asistenta a lucrat, în loc de aripa sau podeaua lui permanentă.
Există mai multe motive pentru care alocarea costurilor este importantă. Unul are de-a face cu alocarea corectă a costurilor în cadrul unei organizații, astfel încât să fie posibil să știm exact ce tipuri de costuri au fost suportate în funcționarea unei anumite zone din organizație. Acestea nu sunt doar informații importante de luat în considerare atunci când se creează un buget de funcționare, ci sunt și cheie în calcularea impozitelor care trebuie plătite agențiilor fiscale locale, de stat și federale. Într-un număr de țări din întreaga lume, modul în care sunt alocate costurile poate avea un impact asupra cât plătește organizația în taxe, ceea ce face necesară respectarea oricăror reglementări guvernamentale care au legătură cu alocarea costurilor în cadrul organizației.
Un alt beneficiu al alocării costurilor are de-a face cu pur și simplu urmărirea cheltuielilor în scopuri de planificare internă. În timp ce unele cheltuieli sunt costuri indirecte și beneficiază mai mult de un domeniu al operațiunii, există totuși necesitatea de a aloca costurile directe într-o manieră care să fie logică și precisă. Chiar și atunci când costurile sunt incrementale, adică sunt extinse pe mai multe perioade contabile, asigurarea faptului că costurile sunt alocate corect poate face o mare diferență în cât de bine funcționează fiecare unitate din cadrul afacerii sau al altei entități în limita cotei sale din bugetul general. Atunci când este evident că o unitate își va depăși bugetul alocat, se pot lua măsuri pentru a implementa reduceri ale costurilor serviciilor neesențiale, găsind în același timp modalități de ajustare a bugetului general pentru a permite sprijinirea continuă a funcțiilor esențiale.
Organizațiile de toate tipurile și dimensiunile se angajează în sarcina de alocare a costurilor. Companiile folosesc această strategie ca instrument de planificare și menținere în limitele unui buget. Entitățile non-profit utilizează instrumentul ca o modalitate de a oferi cât mai multe servicii membrilor săi posibil, utilizând totodată resursele cât mai eficient. Chiar și gospodăriile pot folosi conceptul de alocare a costurilor atunci când planifică bugetul de funcționare al familiei. Ca mijloc de identificare și alocare corectă a costurilor, această abordare a alocării ajută la asigurarea concentrării și structurii planificării financiare într-un mod care altfel ar fi extrem de dificil.