Poșta automată este un instrument de afaceri care face posibilă procesarea unor volume mari de corespondență cu relativă ușurință. Unele companii folosesc echipamente și personal pentru a se ocupa de procesarea corespondenței la această scară, în timp ce alte companii externalizează aceste funcții către furnizori care se concentrează în mod special pe gestionarea campaniilor de corespondență directă, distribuția regulată de corespondență către clienți și alte proiecte în derulare. Scopul corespondenței automate este de a procesa corespondența rapid și eficient, reducând astfel cheltuielile asociate cu crearea și distribuirea fiecărei unități.
Un exemplu de utilizare a corespondenței automate este crearea și execuția unei campanii de poștă directă. Pentru a accelera procesul de expediere prin poștă a unor volume mari de piese promoționale, cum ar fi scrisori sau cărți poștale, emitatorul va folosi adesea metode electronice pentru a adresa, sorta și, în alt mod, pregăti piesele pentru expediere. Acestea includ scanarea corespondenței, crearea de mesaje de fax și e-mail însoțitoare ca parte a campaniei și distribuirea acestor formate electronice împreună cu articolele de corespondență directă.
Software-ul de calculator este folosit pentru a genera etichete de corespondență sau pentru a tipări numele și adresele destinatarilor pe piese în sine. Mașinile de sortare fac posibilă separarea pieselor după cod poștal, ceea ce, la rândul său, facilitează utilizarea tarifelor de corespondență în vrac. Multe strategii de poștă automată folosesc, de asemenea, tehnologia de imprimare cu laser pentru a aplica cantitatea adecvată de poștă ca parte a procesului de sortare, permițând pieselor să fie gata pentru expediere într-o perioadă relativ scurtă de timp.
Avantajul corespondenței automate este că este posibil să se pregătească și să se trimită zeci de mii de bucăți de corespondență într-o fracțiune din timpul necesar pentru a pregăti aceleași piese manual. În funcție de natura bucăților de corespondență, utilizarea instrumentelor automate ar permite unei companii să proceseze mai multe piese într-o oră decât ar putea procesa o echipă de zece până la cincisprezece persoane în câteva zile lucrătoare. Acest lucru se traduce prin economii substanțiale pentru companie, precum și prin eliberarea de resurse valoroase de personal pentru a se concentra asupra altor aspecte importante ale operațiunii.
În timp ce unele companii aleg să-și creeze propria facilitate de sortare a corespondenței în interior, altele aleg să folosească serviciile de poștă automată pentru a gestiona campaniile lor de corespondență directă și alte corespondențe în masă. Multe dintre aceste companii păstrează liste pentru clienții lor, precum și dovezi ale documentelor pregătite pentru campaniile anterioare. Acest lucru face posibil ca clientul să creeze rapid o nouă campanie de corespondență directă folosind elemente din mailinguri în masă anterioare, cu un cost relativ mic. Deoarece multe dintre aceste servicii percep o rată fixă pe bucată care include imprimarea, verificarea, adresarea, aplicarea poștale și chiar livrarea la oficiul poștal, este foarte ușor să calculați costul proiectului de corespondență în câteva minute.
Un alt avantaj al folosirii unui serviciu de poștă automată este că mulți oferă reduceri de volum. Pe măsură ce clientul alege să trimită mai multe copii ale aceleiași piese, rata per expediere scade. Acest lucru poate permite companiilor să-și rafineze și mai mult costurile pentru publicitatea prin corespondență directă sau chiar să trimită articole de e-mail către clienții existenți în mod continuu.