Fondul de lucru negativ este o situație în care o afacere continuă să funcționeze, în ciuda faptului că pasivele deținute de companie sunt mai mult decât activele disponibile ale companiei. În esență, aceasta înseamnă că conturile de plătit pentru perioada de funcționare sunt mai mari decât creanțele din cont pentru aceeași perioadă. Deși nu este neobișnuit ca o companie să opereze cu capital de lucru negativ pentru o perioadă scurtă de timp, majoritatea companiilor nu au activele convertibile pentru a susține operațiunea pe termen lung, cu excepția cazului în care situația se inversează.
Cea mai simplă modalitate de a determina dacă o companie se află în prezent într-o stare negativă a capitalului de lucru este de a compara datele privind conturile de plătit pentru cea mai recentă perioadă contabilă închisă cu informațiile privind conturile de încasat pentru aceeași perioadă. Dacă creanțele sunt mai mari decât datoriile pentru perioada respectivă, societatea operează într-o situație pozitivă de fond de rulment. În cazul în care datoriile depășesc valoarea creanțelor, atunci fondul de rulment este considerat negativ.
Multe companii experimentează perioade contabile în care există o situație negativă a capitalului de lucru. În general, acestea sunt situații pe termen scurt care au loc deoarece plățile aferente vânzărilor generate în perioadele anterioare nu au fost încă primite și înregistrate în creanțe. Totodată, cheltuielile constatate în datorii sunt înregistrate și în așteptarea dispoziției. Atunci când clienții au nevoie de mai mult de treizeci de zile pentru a plăti facturile restante, furnizorul se confruntă adesea cu o lună în care există capital de lucru negativ, apoi se bucură de un capital de lucru pozitiv în luna care urmează. Când se ia în considerare întregul an de exploatare, se constată de obicei că compania funcționează în negru, perioadele în care veniturile au depășit cheltuielile compensând lunile în care cheltuielile au fost mai mari decât veniturile încasate.
Pentru întreprinderile în care capitalul de lucru negativ nu se datorează plății mai lente a facturilor restante, pot fi necesari pași de reducere a cheltuielilor sau reconfigurare în alt mod a modelului de afaceri pentru a aduce compania înapoi într-o situație de capital pozitivă. De exemplu, afacerea poate încerca să reducă cheltuielile prin revizuirea bugetelor departamentelor sau încercând să asigure prețuri mai mici pentru materialele utilizate în producția de bunuri și servicii. Dacă aceste eforturi nu au succes și situația negativă a capitalului de lucru persistă pentru o perioadă lungă de timp, este foarte probabil ca afacerea să își înceteze activitatea. O posibilă excepție o constituie situațiile în care societatea are acces la active care pot fi convertite în numerar și utilizate pentru a retrage o parte din datoriile restante ale companiei, reducând valoarea datoriilor lunare la un nivel mai potrivit cu creanțele lunare.