Controlul numerarului este un proces care este utilizat pentru a verifica natura completă și înregistrarea exactă a tuturor numerarului primit, precum și a oricăror plăți de numerar care au loc. Ca principiu larg al contabilității financiare responsabile, acest proces are loc în orice mediu în care bunurile și serviciile sunt cumpărate și vândute. Ca atare, întreprinderile, organizațiile non-profit și gospodăriile își folosesc toate principiile de bază.
Pentru a înțelege pe deplin controlul numerarului, este util să înțelegem ce se înțelege prin numerar, atunci când vine vorba de contabilitatea financiară. Pe lângă referirea la monedă și monedă, acest termen include și forme de schimb financiar, cum ar fi ordinele de plată, chitanțele de card de credit și cecuri. În esență, orice tip de schimb financiar care poate fi imediat negociat pentru o valoare fixă se califică.
Controlul numerarului înseamnă gestionarea competentă a tuturor acestor tipuri de instrumente financiare prin menținerea unui sistem de urmărire precis, care să contabilizeze atât primirea, cât și debursarea numerarului. Proiectarea acestui proces nu este de obicei dificilă și există câteva elemente de bază care vor fi încorporate în proces, indiferent dacă procedura este utilizată acasă sau într-un mediu de birou sau de afaceri.
În primul rând, toate tranzacțiile legate de numerar trebuie documentate și înregistrate imediat. Metoda contabilității de angajamente, în care câștigurile și cheltuielile sunt înregistrate atunci când sunt suportate, mai degrabă decât atunci când sunt primite sau plătite, nu este utilizată. Fiecare încasare de numerar este înregistrată la primire, în timp ce fiecare plată este înscrisă în momentul eliberării plății. Acest mod de documentare necesită doar câteva șabloane de bază care vor înregistra datele necesare. Pentru locuință, un cont curent poate fi folosit pentru a urmări toți numerarul depus într-un cont comun pentru binele locuinței, iar registrul de cecuri poate servi drept document de bază care ține evidența tranzacțiilor de intrare și de ieșire.
În continuare, procedurile solide necesită să existe mai multe persoane, dar limitate, care să aibă acces la numerar, ceea ce servește la două scopuri. În primul rând, oamenii pot fi trași la răspundere pentru modul în care sunt gestionați numerarul. În al doilea rând, faptul că cel puțin doi oameni supraveghează procesul ajută la asigurarea faptului că tranzacțiile importante pot avea loc în orice moment, chiar dacă o persoană nu este disponibilă dintr-un motiv oarecare.
Controlul numerarului cere, de asemenea, ca documentele legate de sarcină să fie păstrate separat de locația fizică a numerarului. Cu alte cuvinte, registrul de contabilitate care este folosit pentru înregistrarea tranzacțiilor cu numerar nu trebuie păstrat în seif cu moneda, ordinele de plată și cecurile. Această simplă precauție ajută la asigurarea faptului că sarcina de modificare a dovezilor fizice legate de numerarul în mână este mai dificilă și, prin urmare, minimizează șansele ca furtul să se producă.