Ciclul de cheltuieli este un tip de proces care ajută la definirea a ceea ce se întâmplă din punctul în care o afacere sau un consumator decide că achiziția unui anumit bun sau serviciu este necesară până la punctul în care achiziția este plătită integral. Numărul și tipul de pași incluși în ciclul vor varia, în funcție de complexitatea cercetării și, în cele din urmă, a obținerii permisiunii de a face achiziția. Procesul poate fi și mai complicat pe baza politicilor și procedurilor care sunt implicate în a decide când și cum să se ofere plata pentru acele achiziții.
Pentru multe companii, ciclul de cheltuieli începe cu acordarea permisiunii de a face o anumită achiziție. De obicei, partea care dorește să facă achiziția trebuie să trimită ceea ce este cunoscut sub numele de formular de rechiziție unui agent de achiziții sau departament. Dacă agentul examinează cererea și constată că articolul solicitat se încadrează în liniile directoare de preț și restricțiile bugetare ale companiei, următorul pas din ciclu implică emiterea unui număr de comandă de achiziție. În acel moment, partea care a depus cererea inițială poate contacta vânzătorul autorizat și plasează comanda, reținând cu atenție că numărul comenzii de achiziție atribuit de agentul de cumpărare trebuie inclus ca parte a detaliilor care se găsesc pe factura pentru comandă.
Odată plasată comanda și livrat articolul solicitat, următorul pas din ciclul de cheltuieli presupune contabilizarea primirii articolului și atribuirea costului unui anumit departament sau divizie din structura companiei. În funcție de tipul de companie implicată, articolul poate fi plasat într-un inventar activ până când este efectiv plătit unui anumit departament. De exemplu, materiile prime utilizate la crearea mărfurilor pe care compania le oferă spre vânzare pot fi păstrate într-un depozit al companiei până când sunt eliberate și taxate către departamentul care servește ca primă verigă în procesul de fabricație.
Ultimii pași dintr-un ciclu de cheltuieli implică programarea plății pentru bunurile achiziționate. În unele cazuri, ciclul este foarte scurt, ca atunci când plata trebuie să fie oferită în momentul livrării. Alteori, această parte finală a ciclului de cheltuieli poate aranja facturile curente restante pe baza termenelor de scadență atribuite de către furnizori, cu o echipă de conturi plătibile care examinează și aprobă fiecare factură pentru plată. În acel moment, plata este programată să aibă loc la sau înainte de data scadentă efectivă indicată pe factură. În funcție de politicile companiei, acea plată poate fi sub forma unui transfer electronic efectuat în contul vânzătorului sau a unui cec pe hârtie care este pregătit și trimis prin poștă la adresa de remitere furnizată de vânzător. În mod obișnuit, ciclul de cheltuieli este considerat finalizat odată ce plata a fost procesată și a compensat banca emitentă.