Codificarea GAAP este un proces care implică stabilirea unor procese standard de codificare bazate pe principiile contabile general acceptate. Introdusă în primul deceniu al secolului al XXI-lea de către Financial Accounting Standards Board (FASB), scopul codificării este de a ajuta la standardizarea defalcării categoriilor și subcategoriilor utilizate în procesul de contabilitate a afacerilor. Utilizarea codificării GAAP ca bază pentru menținerea înregistrărilor financiare ale companiei poate ajuta la simplificarea procesului de reconciliere la nivel intern, facilitând totodată furnizarea datelor necesare pentru efectuarea unui audit financiar.
Ideea generală din spatele codificării GAAP este de a minimiza gama de standarde uneori complicate și confuze utilizate în trecut, oferind un șablon de bază despre cum să creați și să gestionați categorii și subcategorii într-un set de registre contabile. În general, acest tip de codificare poate ajuta un proprietar de afaceri mici să creeze un sistem contabil viabil care va funcționa bine chiar dacă compania se extinde rapid. Terminologia este, de asemenea, ceva mai prietenoasă pentru cei care nu au o experiență extinsă în politici și proceduri contabile, ceea ce face mult mai ușor instruirea angajaților pentru a gestiona diverse funcții de datorii și creanțe.
Abordarea de bază a codificării GAAP implică o abordare pe patru straturi care include un subiect, un subtipic, o secțiune și un paragraf. Aceasta aranjare ierarhica face posibila urmarirea unei secvente logice pentru a furniza toate datele necesare despre o postare sau o intrare in evidenta contabila. Aranjamentul face mult mai ușoară relaționarea înregistrărilor cu documentația de rezervă care susține acele înregistrări, beneficiu care poate fi deosebit de util atunci când vine vorba de efectuarea reconciliărilor contabile pe plan intern. Această abordare poate simplifica, de asemenea, procesul de efectuare a unui audit de către o terță parte, deoarece procesul facilitează identificarea erorilor de postare și a oricăror alte discrepanțe care pot fi găsite pe parcursul auditului.
Odată cu includerea unui lanț de structură care începe cu un subiect și se termină cu un paragraf descriptiv, codificarea GAAP ajută, de asemenea, la definirea categoriilor utilizate pentru urmărirea activelor și pasivelor. Categorii precum active, pasive, capitaluri proprii, venituri, cheltuieli și tranzacții generale sunt incluse în lista categoriilor recomandate. Companiile pot utiliza toate sau doar o parte din categoriile recomandate, în funcție de natura operațiunii comerciale. În plus, codificarea GAAP permite, de asemenea, stabilirea unei categorii de industrie, făcând cu atât mai ușoară adaptarea utilizării codificării la o afacere legată de orice tip de clasificare a industriei.