Majoritatea companiilor gestionează informații confidențiale la un anumit nivel. Fie că sunt secrete comerciale, strategii de marketing sau numere de card de credit, o afacere are un motiv și dreptul de a-și proteja informațiile confidențiale, atâta timp cât informațiile sunt legale. Mulți angajatori solicită noilor angajați să semneze un acord de confidențialitate a muncii care asigură că angajatul nu va dezvălui nicio informație confidențială atât în timpul angajării, cât și după aceasta. Refuzul de a adera la un acord de confidențialitate a forței de muncă poate fi un motiv de reziliere și chiar de acțiune în justiție în unele cazuri.
Acordurile de confidențialitate a forței de muncă sunt de obicei semnate înainte de începerea angajării. Acest lucru asigură că angajatul știe în ce se bagă și înțelege că postul este dat cu condiția semnării acordului. Angajatorii ar trebui să se asigure că îi acordă timp noului angajat să citească acordul și să fie pregătiți să răspundă la orice întrebări despre natura materialului confidențial la locul de muncă.
Unele acorduri de confidențialitate a forței de muncă conțin o clauză care discută informațiile anterioare despre angajare. Acest lucru este foarte important atât pentru lucrători, cât și pentru angajatori, deoarece protejează integritatea ambilor. Majoritatea afacerilor cer ca un angajat să respecte regulile de confidențialitate chiar și după ce a părăsit locul de muncă pentru o altă poziție; dacă un nou angajator cere unui angajat să încalce confidențialitatea de la un alt loc de muncă, este lipsit de etică și uneori ilegal. Clauza fostului angajat îl protejează pe angajat de a fi nevoit să răspundă la aceste întrebări și, de asemenea, protejează afacerea de acuzațiile de furt de secrete comerciale prin angajarea unui lucrător al unei alte companii.
Este important să înțelegeți că semnarea unui acord de confidențialitate a forței de muncă nu înseamnă că un angajat trebuie să păstreze tăcerea cu privire la activitățile ilegale. Deși nu este neobișnuit ca companiile lipsite de etică să amenințe lucrătorii cu reziliere și procese pentru dezvăluirea practicilor ilegale de afaceri către autorități, angajatul va avea de obicei recurs legal împotriva unor astfel de acțiuni. Unele regiuni au promulgat legi privind „avertizorii” pentru a proteja angajații care dezvăluie practicile ilegale autorităților competente.
Dacă este semnat un acord de confidențialitate, atât angajatul, cât și angajatorul ar trebui să primească o copie. În general, firma va păstra documentul într-un dosar de personal cu alte documente despre lucrător. Experții recomandă angajatului să se agațe și de copia sa și să o păstreze împreună cu alte documente importante pentru o revizuire ușoară.
Este important ca angajatorii să le reamintească angajaților despre necesitatea confidențialității. În situațiile în care nu este clar ce informații sunt confidențiale, luați în considerare marcarea tuturor e-mailurilor importante, noțiunilor și altor documente „confidențiale” pentru a servi drept memento. Această chestiune simplă poate preveni scurgerile accidentale de informații.