Contabilitatea biroului este procesul de menținere a evidențelor financiare pentru un birou; seamănă mult cu contabilitatea, dar este adesea puțin mai simplist. Spre deosebire de contabili, persoanele care fac evidența contabilă pentru un birou nu sunt adesea obligate să aibă vreo licență specifică, deși, desigur, experiența în contabilitate sau contabilitate de afaceri este foarte benefică. Contabilitatea biroului necesită o evidență atentă a fiecărei cheltuieli, precum și a tuturor veniturilor pe care le realizează biroul; evidențele ar trebui să fie întotdeauna actualizate și echilibrate cu atenție în mod regulat pentru a se asigura că nu au fost făcute greșeli.
Contabilitatea de birou este folosită pentru a ține evidența oricăror pierderi pe care le suportă afacerea, precum și a profiturilor realizate pe parcursul anului. Aceste informații sunt folosite de compania în sine, precum și în scopuri fiscale. Este foarte important să faceți o contabilitate de birou atentă în scopuri fiscale, deoarece aceasta determină valoarea impozitului pe care o datorează afacerea. În plus, Internal Revenue Service poate solicita înregistrările contabile pentru a rezolva orice discrepanțe dintr-o declarație fiscală depusă. Dacă înregistrările sunt inexacte, acest lucru poate duce la consecințe legale grave.
Informațiile incluse în evidențele contabile ale biroului includ toate tranzacțiile pe care biroul le are. Acestea includ tranzacții cu numerar, cecuri sau cu cardul de credit cu clienții; plata salariilor catre angajati; orice plăți efectuate către vânzătorii care furnizează articole la birou; vânzări sau venituri zilnice; și orice alte tranzacții financiare care au loc. Metoda prin care sunt păstrate cărțile va varia cu siguranță în diferite birouri, în funcție de natura afacerii, dar cel mai bine este să dezvolți o metodă clară pe care toată lumea să o înțeleagă și apoi să te ții de ea.
Există câteva moduri diferite prin care se poate face contabilitatea de birou. Unele birouri vor angaja un contabil doar pentru a face această muncă, iar unele vor angaja un contabil dacă finanțele sunt mai complicate. Unele birouri vor face responsabilitatea unui număr de angajați diferiți și vor ține evidența contabilă printr-un program de calculator. Oricare dintre aceste metode poate funcționa, dar, din nou, acuratețea este de cea mai mare importanță atunci când luăm în considerare practicile de contabilitate de birou. Evidențele contabile pot fi apoi examinate de proprietarul sau managerul afacerii pentru a determina zonele în care cheltuielile pot fi reduse sau în care trebuie făcute alte modificări.