Contabilitatea salariilor este un proces care are loc în toate afacerile și se concentrează pe gestionarea financiară a informațiilor privind salariile unei companii. Contabilii vor înregistra informații referitoare la salariile angajaților, bonusurile și comisioanele; De asemenea, contabilii vor înregistra și vor raporta taxele aferente acestor informații în registrul general. Funcționarii și managerii de salarizare sunt responsabili pentru furnizarea acestor informații în contabilitate, împreună cu menținerea documentelor necesare pentru îndeplinirea cerințelor legale pentru prezentarea înregistrărilor de angajare exacte. Contabilitatea salariilor este adesea separată de biroul de contabilitate obișnuit, deoarece informațiile sunt extrem de sensibile și nu pot fi vizualizate de mai mulți angajați.
Companiile vor avea adesea un birou de salarizare care ține pasul cu toate cerințele legale pentru angajarea angajaților. Informațiile referitoare la verificări de antecedente, teste de droguri, contracte de muncă, acorduri de beneficii, concesii salariale și alte informații vor intra adesea sub incidența legilor specifice privind resursele umane. Nerespectarea unor evidențe exacte de angajare poate duce la amenzi mari sau alte sancțiuni pentru nerespectarea legilor și reglementărilor. Unele companii pot folosi contabili pentru a audita procesele de contabilitate a salariilor din biroul de resurse umane. Acest audit asigură că nu există încălcări ale legislației actuale privind resursele umane în companie.
Intrările pentru înregistrarea cifrelor de salarizare sunt destul de simple. În mediul tehnologic de astăzi, multe dintre înregistrări au loc în timp real folosind directive preprogramate în pachetul software de contabilitate al companiei. Contabilii din departamentul de contabilitate a salariilor vor revizui apoi intrările pentru a se asigura că nu au apărut erori în timpul procesării automate. Înregistrarea de bază va debita cheltuielile cu salariile pentru salariile și salariile fiecărui angajat și va credita salariile de plătit. Compania poate avea conturi separate care definesc anumite grupuri de salarizare. Odată plătită, sistemul va debita salariul de plătit și va credita numerar. Aceste intrări – în ceea ce privește debitele și creditele – sunt, de asemenea, aceleași pentru conturile de impozite pe salarii.
Contabilitatea salariilor impune adesea companiilor să transmită taxele pe salarii pe o bază programată către agenția guvernamentală corespunzătoare. Contabilii vor trebui să completeze formularele corespunzătoare și să efectueze un cec către agenție pentru aceste taxe, adesea trimestrial. Agențiile guvernamentale mai mari pot avea un sistem de depozitare online pentru a transfera acești bani online, dacă este necesar. Contabilii vor trebui să reconcilieze aceste conturi pentru a se asigura că toți banii postați în cont vor merge la agenția corespunzătoare. Soldurile debite sau creditare suspendate indică o problemă internă cu sistemul de contabilitate a salariilor. Contabilii vor trebui apoi să ajusteze cifrele sau procentele pentru reținere pentru a corecta această problemă.