Un jurnal de salarizare este un jurnal de contabilitate special care conține informații referitoare la departamentul de resurse umane al companiei. Companiile folosesc un jurnal de salarizare pentru a înregistra informații referitoare la salarii, salarii, impozite pe salarii, beneficii și alte informații. Jurnalele speciale permit companiilor să separe informațiile pentru a revizui și evalua cu ușurință performanța companiei lor. Companiile cu câteva zeci sau sute de angajați pot folosi un număr de jurnale de salarizare pentru a defalca informațiile în funcție de grupuri și/sau tipuri specifice de informații.
Jurnalul de salarizare oferă trei beneficii semnificative companiilor. Companiile pot împărți clasele de muncă, pot economisi timp postând informații în registrul lor general și pot reduce erorile de introducere a datelor. Multe companii își separă tipurile de muncă în jurnale contabile și registre. Acest lucru permite companiei să mențină înregistrări specifice referitoare la tipul și numărul de angajați utilizați pentru a îndeplini anumite funcții de afaceri. Separarea de bază din jurnal include salariul și angajații orar. În plus, aceste jurnale pot separa angajații în funcție de divizie, departament sau alte informații specifice.
Departamentele de resurse umane sunt de obicei responsabile pentru menținerea informațiilor de salarizare ale unei companii. Managerii de resurse umane și angajații urmăresc informațiile referitoare la orele lucrate de fiecare persoană din companie, comisioane sau bonusuri, beneficii și alte informații. Utilizarea unui jurnal de salarizare permite managerilor de resurse umane să revizuiască aceste informații separat de celelalte informații contabile ale companiei. Departamentul de resurse umane pregătește de obicei înregistrări în jurnal pentru fiecare perioadă de salarizare și postează aceste informații în jurnalul de salarizare. Odată ce jurnalul de salarizare este complet pentru întreaga perioadă contabilă, managerii de resurse umane vor preda aceste informații departamentului lor de contabilitate pentru a le include în registrul general al companiei.
Erorile de introducere a datelor pot fi reduse de companiile care utilizează un jurnal de salarizare. Jurnalele de salarizare pot fi reconciliate separat de registrul contabil general al companiei. Această reconciliere asigură că numai informațiile privind salariile sunt incluse în jurnal. Companiile care includ informații contabile obișnuite cu informații despre salarizare pot crea un proces dificil și consumator de timp atunci când examinează informațiile despre salarizare. Proprietarii de afaceri, directorii și managerii de nivel executiv pot dori, de asemenea, să examineze informațiile despre salarizare separat de informațiile contabile obișnuite.
Informațiile privind salariile sunt incluse în registrul general al companiei pentru a se asigura că toate informațiile din jurnalul special sunt incluse în situația financiară a companiei. Informațiile privind salariile sunt incluse în declarația de venit și în bilanțul unei companii. Declarația de profit și pierdere include informații referitoare la cheltuielile cu salariile pentru perioada contabilă curentă. Bilanțul include informații referitoare la salariile de plătit sau beneficiile de plătit. Beneficiile plătibile se referă de obicei la informații precum contribuțiile angajatorului la asistența medicală sau la planurile de pensionare.