Curățarea datelor, cunoscută și sub denumirea de curățare a datelor, este procesul prin care se asigură că un set de date este corect și precis. În timpul acestui proces, înregistrările sunt verificate pentru acuratețe și coerență și sunt fie corectate, fie șterse după cum este necesar. Acest lucru poate apărea într-un singur set de înregistrări sau între mai multe seturi de date care trebuie îmbinate sau care vor funcționa împreună.
Proces simplu
În forma sa cea mai simplă, curățarea datelor implică o persoană sau persoane care citesc un set de înregistrări și verifică acuratețea acestora. Greșelile de tipar și greșelile de ortografie sunt corectate, datele etichetate greșit sunt etichetate și arhivate corespunzător, iar intrările incomplete sau lipsă sunt completate. Aceste operațiuni elimină adesea înregistrările învechite sau irecuperabile, astfel încât să nu ocupe spațiu și să provoace operațiuni ineficiente.
Proces complex
În operațiuni mai complexe, curățarea datelor poate fi efectuată prin programe de calculator. Aceste programe pot verifica datele cu o varietate de reguli și proceduri stabilite de utilizator. Un program poate fi setat pentru a șterge toate înregistrările care nu au fost actualizate în ultimii cinci ani, pentru a corecta orice cuvinte scrise greșit și pentru a șterge orice copii duplicate. Un program mai complex ar putea să completeze un oraș lipsă pe baza unui cod poștal corect sau să modifice prețurile tuturor articolelor dintr-o bază de date într-un alt tip de monedă.
Beneficii
Curățarea datelor este foarte importantă pentru eficiența oricărei afaceri dependente de date. Dacă unii dintre clienții dintr-o bază de date nu au numere de telefon precise, de exemplu, angajații nu îi pot contacta cu ușurință. Dacă adresele de e-mail ale clienților nu sunt formatate corect, ca un alt exemplu, un sistem automat de e-mail nu ar putea trimite cele mai recente cupoane și oferte speciale. Sarcina de curățare a datelor este de a se asigura că datele dintr-un sistem sunt corecte, astfel încât sistemul să poată utiliza datele. Înregistrările inexacte sau incomplete nu sunt de mare folos nimănui.
Ori de câte ori două sisteme de date trebuie să funcționeze împreună, curățarea datelor este și mai importantă. Dacă o companie are două sucursale care lucrează cu mulți dintre aceiași clienți, nu numai că datele din fiecare sucursală trebuie să fie complete și exacte, ci și cele două sucursale trebuie să aibă date care se potrivesc. Când un client își actualizează numărul de telefon cu o sucursală, datele de la cealaltă sucursală trebuie actualizate cu aceleași informații pentru a asigura cea mai mare eficiență. Curățarea datelor funcționează nu numai pentru a se asigura că datele sunt exacte, ci și pentru a fi consecvente între diferite înregistrări.
De fiecare dată când sunt stocate o mulțime de date, erorile se vor strecura în sistem. Scopul curățării datelor este de a minimiza aceste erori și de a face datele cât mai utile și cât mai semnificative posibil. Fără ca acest proces să fie efectuat în mod regulat, greșelile și erorile se pot adăuga, ceea ce duce la o muncă mai puțin eficientă și la mai multe complicații.