Un sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) este un sistem de tehnologie a informației pe care o companie îl implementează pentru a ajuta la automatizarea proceselor și activităților sale interne de afaceri. Managementul schimbării ERP este procesul specific pentru implementarea unui nou sistem pentru prima dată sau schimbarea de la un sistem la altul. Întregul proces implică două operațiuni diferite la scară largă: integrarea tehnologiei informației și managementul schimbării. Mărimea companiei va dicta de obicei procesul de management al schimbărilor ERP, deoarece sistemul conține mai multe module sau secțiuni diferite.
Procesul de management al schimbării se poate face intern sau extern. Managementul intern al schimbării va implica trecerea personalului de la activitățile zilnice de muncă la echipa de management al schimbării. Proprietarii de afaceri și managerii vor selecta de obicei persoane care au cunoștințe speciale despre sistemul ERP sau despre alte departamente de afaceri care vor primi noul sistem. Companiile mari cu operațiuni complexe de afaceri vor folosi adesea această abordare, deoarece au personalul care să se ocupe de acest proces.
Managementul schimbărilor ERP extern necesită ca o companie să angajeze un consultant de management sau o altă echipă de management al schimbării. Acești indivizi sau grupuri au, de obicei, cunoștințe sau expertiză speciale în procesul de management al schimbării. Utilizarea unui grup extern cu managementul schimbărilor ERP poate fi mai benefică, deoarece întregul proces implică hardware și software pentru tehnologia informației tehnice.
Instalarea unui sistem ERP nou-nouț atunci când compania nu are un sistem anterior de întreprindere este adesea mai ușoară decât suprascrierea unui sistem vechi. Sistemele mai vechi pot necesita eliminarea pachetelor software sau hardware vechi. Tehnologia mai nouă este adesea dificil de integrat cu sistemele mai vechi, ceea ce poate duce la costuri mai mari de gestionare a schimbărilor. În plus, hardware-ul cu tehnologie mai veche poate avea valoare de salvare mică sau deloc. Companiile vor pierde adesea bani dacă nu pot vinde echipamentul vechi.
Implementarea unui sistem ERP începe de obicei cu un singur departament sau divizie. În funcție de operațiunile companiei și de industria sau sectorul de afaceri, proprietarii și managerii de afaceri vor începe adesea cu o zonă cu volum mai mic. Acest lucru permite companiei să continue operațiunile principale pe tot parcursul procesului de management al schimbărilor ERP. De asemenea, erorile și problemele pot fi corectate rapid, fără prea multe întreruperi. Angajații pot fi, de asemenea, mai dispuși să ajute cu procesul de schimbare dacă se simt mai confortabil cu acest proces, iar proprietarii de afaceri și managerii lucrează cu angajații mai degrabă decât în jurul lor.
Managementul schimbării nu este neapărat un proces care se încheie rapid. Modificări sau ajustări ale sistemului ERP în perioadele viitoare vor fi adesea necesare pentru a se asigura că compania va maximiza valoarea ERP. Atunci când folosește o echipă externă de management al schimbărilor, compania poate avea nevoie să solicite asistență continuă în ceea ce privește analiștii tehnici sau de servicii pentru clienți. Acest lucru permite companiei să lucreze cu furnizorul ERP pentru a corecta problemele și problemele.