Externalizarea achizițiilor este un termen general folosit pentru a descrie o situație în care o afacere sau o organizație achiziționează servicii de achiziții de la o companie externă. Outsourcing-ul este un model de afaceri de foarte mult timp, dar a câștigat notorietate la mijlocul anilor 1990, pe măsură ce marile companii au început să reducă pozițiile bine plătite în favoarea externalizării funcțiilor administrative către companii situate în alte țări. Scopul principal al externalizării este îmbunătățirea eficienței și reducerea costurilor administrative generale.
Termenul de achiziții este folosit pentru a descrie o gamă largă de activități, concentrate în primul rând pe achiziționarea de bunuri și servicii de la alți furnizori. Metodele și procesele utilizate variază ușor în funcție de industrie, dar în cea mai mare parte sunt destul de generice. Multe firme adoptă o abordare treptată a externalizării, permițând unei firme de achiziții să finalizeze toate tranzacțiile sub un anumit prag fără aprobarea clientului. Orice negocieri sau contracte de peste o anumită valoare în dolari pot fi finalizate de către client, cu asistența și sfatul specialiștilor în achiziții, după caz.
Când căutați o companie de outsourcing de achiziții, există trei domenii care ar trebui să facă parte din procesul de revizuire: metoda de plată, serviciile exacte care trebuie furnizate și valorile pentru evaluarea performanței. Companiile care externalizează achizițiile către firme situate în străinătate trebuie să revizuiască obligațiile contractuale legale, orele de funcționare și contribuția sau accesul managerial. Selectarea unei firme de servicii de achiziții ar trebui finalizată printr-un proces de licitație cu contract deschis. Calitatea răspunsurilor la licitație poate fi foarte revelatoare, deoarece acest tip de muncă este funcția principală a unei firme de servicii de achiziții.
Există două metode de plată diferite întâlnite în mod obișnuit în externalizarea achizițiilor: procentul de achiziții sau rata forfetară per comandă de achiziție. Procentul de achiziții este un procent fix facturat pe baza cheltuielilor totale procesate prin firma de servicii. O factură este de obicei trimisă în fiecare lună, indicând valoarea în dolari a tuturor comenzilor procesate, suma totală a economiilor realizate și suma datorată pentru serviciile prestate. Rata forfetară se bazează pe volumul mare de tranzacții. Ambele metode pot fi manipulate pentru a umfla valorile facturilor și trebuie gestionate cu atenție.
Lista serviciilor pe care firma de servicii de achiziții le va furniza trebuie să fie clar definită. Condițiile de plată, cerințele de raportare, procedurile de escaladare și nivelul de serviciu sunt toate importante în acest tip de acord. Asigurați-vă că acestea sunt incluse în contract la un nivel foarte detaliat. Valorile pe care compania le va furniza ar trebui să fie legate de serviciile contractate. Aceste valori sunt utilizate pentru a determina dacă firma de externalizare a achizițiilor își îndeplinește acordul contractual și de nivel de servicii.