Facturarea electronică se referă la o practică de a trimite o factură prin e-mail, în loc de a trimite o factură sau o factură pe hârtie prin poștă. Companiile oferă adesea clienților lor opțiunea de a-și primi factura sau factura electronic sau prin poștă obișnuită. Facturarea electronică oferă avantaje și dezavantaje atât companiilor care folosesc această metodă de facturare, cât și clienților lor.
Unul dintre avantajele principale ale utilizării facturării electronice este economiile de costuri. Salvează compania care trimite facturi hârtia și cerneala pentru a crea facturile și plicurile și poștale pentru a le poșta. Facturarea electronică utilizează de obicei un software de facturare care trimite facturile conform programului, astfel încât, de asemenea, economisește timp angajaților. Atunci când afacerea reduce costurile prin utilizarea facturilor electronice, ei pot transfera unele dintre aceste economii de costuri clienților lor în stabilirea prețurilor produselor sau serviciilor companiei.
Primirea unei facturi electronice este, de asemenea, mult mai convenabilă de plată pentru clienți. Unele companii includ un link direct în factura electronică care permite clientului să plătească direct din e-mail. Alte companii au acorduri cu bănci care oferă servicii de plată a facturilor clienților lor. Factura electronică merge ca un memento în contul bancar al clientului, iar apoi clientul poate programa plata prin plata online a facturii la banca sa.
Facturile electronice și plățile electronice economisesc clientului bani și timp. Este mai rapid și mai puțin costisitor decât a trebui să scrieți un cec și să plătiți taxele poștale pentru a-l poșta. De asemenea, reduce risipa de hârtie și dezordinea acasă, deoarece declarațiile sunt de obicei stocate online de companie.
Pentru afacerile care utilizează facturi electronice, înseamnă și că primesc plata mult mai rapid. De obicei, atunci când o factură electronică este trimisă și clientul efectuează plata electronic, aceasta oferă companiei primirea imediată a banilor.
În timp ce facturarea electronică are multe avantaje pentru companii și clienți, are unele dezavantaje. Unii clienți au probleme la primirea facturilor electronice din cauza filtrelor de spam ale furnizorilor de servicii de internet (ISP) de e-mail. Dacă clientul nu primește factura electronică, atunci este posibil să uite să plătească factura și acest lucru poate pune în mișcare taxe de întârziere și taxe.
Securitatea este o altă problemă de care clienții s-ar putea teme atunci când folosesc facturarea electronică. Atâta timp cât compania folosește un server securizat pentru a trimite factura și a primi plăți electronice, atunci este sigur să primiți facturi și să faceți plăți online.