Hârtia este un termen general pentru numeroasele formulare, facturi, liste, CV-uri și lucrări care trebuie finalizate în fiecare afacere. Deși computerele au eliminat unele documente, cum ar fi notele de hârtie în cea mai mare parte, formularele și alte documente sunt încă necesare în majoritatea birourilor. În multe birouri, aceleași documente pot fi manipulate și procesate de multe persoane înainte de a fi depuse, depozitate sau mărunțite.
Mulți experți în eficiența biroului sfătuiesc că fiecare bucată de hârtie ar trebui să meargă acolo unde trebuie să ajungă imediat pentru a fi manipulată de acel departament sau de persoana respectivă. După ce a citit și a lucrat cu fiecare bucată de hârtie, aceasta poate fi fie arhită, mărunțită, aruncată, reciclată sau atârnată pe un avizier. Documentele care sunt încă necesare pentru a fi finalizate pot fi păstrate într-o tavă cu etaje. Tăvile trebuie etichetate pentru a evita amestecul de grămezi de hârtie în tăvi.
Modul clasic de a eticheta tăvile, sau coșurile, într-un suport de birou cu mai multe niveluri, este cu cuvintele în și afară. Coșul din coș este pentru documentele de intrare care trebuie făcute, iar coșul de ieșire conține documentele de ieșire care sunt terminate. Unii angajați de birou încă își etichetează tăvile de birou în acest fel, în timp ce alții pot renunța complet la etichete. Unii lucrători nu folosesc tăvi cu mai multe niveluri pentru documente, dar pot folosi fișiere suspendate pentru a depozita hârtiile într-un sertar adânc de birou.
Unii lucrători par să-și păstreze cea mai mare parte a documentelor într-o grămadă pe birou, dar cei mai mulți experți în organizații de afaceri sugerează să aibă doar cel mai actual proiect pe desktop. Alte proiecte de documente pot fi stocate în tăvi sau fișiere pentru o referire ușoară. A trebui să căutați prin documente dezorganizate pentru a găsi ceva poate reduce productivitatea.
Tipurile de lucrări comune pentru majoritatea companiilor includ formulare, rapoarte, înregistrări juridice, briefs de proiect, evaluări ale angajaților, faxuri, scrisori, rapoarte de expediere, comenzi și facturi. Multe companii folosesc comenzile computerizate și facturile, precum și e-mailurile, mai degrabă decât scrisorile. Cu toate acestea, majoritatea companiilor imprimă copii ale acestora pentru alte departamente, cum ar fi departamentul de contabilitate. Unele birouri pot fi practic fără hârtie, dar multe încă lucrează pentru a ajunge la acel punct. Majoritatea companiilor de astăzi își reciclează documentele ori de câte ori este posibil, iar cutiile de reciclare a hârtiei sunt o vedere comună în birourile de astăzi.