Întreținerea listelor este procesul de menținere a unei liste de orice tip la curent. Companiile operează cu o serie de liste în întreaga structură corporativă, listele de clienți și listele de furnizori aprobați fiind două exemple principale. Conceptul general de menținere a listelor se referă la păstrarea acestor liste și a altor liste importante deținute de companie cât mai exacte și la timp posibil. Aceasta înseamnă că procesul de menținere a acestor liste este o activitate continuă care trebuie efectuată la intervale regulate.
Există trei tipuri de bază de activități sau tranzacții care au loc în timpul procesului de întreținere a listei. Prima activitate este cunoscută sub numele de add. Acest lucru înseamnă pur și simplu că toate datele noi relevante pentru listă sunt adăugate. De exemplu, dacă compania stabilește un acord contractual cu un nou furnizor, acel furnizor este adăugat la lista de furnizori aprobate, incluzând adesea informații cheie, cum ar fi numele și pozițiile persoanelor de contact cheie, datele de început și de încheiere ale contractului și orice alte specifice care sunt necesare pentru furnizarea corectă a serviciilor către acel client.
Al doilea tip de tranzacție sau activitate care are loc în timpul întreținerii listei este cunoscut ca ștergere sau ștergere. În acest caz, datele care au fost incluse anterior pe listă sunt eliminate sau eliminate. În cazul în care un client alege să-și închidă contul și să plătească în totalitate soldurile restante, acel cont este eliminat din lista clienților activi. În timp ce unele companii pur și simplu elimină aceste date, altele preiau informațiile despre clienți eliminate și arhivează datele într-o listă care este rezervată foștilor clienți.
Un ultim pas sau tranzacție asociată cu întreținerea listei este cunoscută sub numele de modificare. În mod normal, aceasta implică actualizarea unui anumit tip de informații care se află deja pe o listă existentă. În cazul în care un client este supus unei fuziuni și începe să facă afaceri sub un nou nume de companie, acel nou nume înlocuiește vechiul nume din toate evidențele clienților păstrate de furnizor. Cu un profil de client care conține numele factorilor cheie de decizie din cadrul organizației, o schimbare poate implica eliminarea numelui cuiva care a părăsit compania și înlocuirea numelui succesorului său în același câmp de pe listă.
Cu orice tip de activitate de întreținere a listei, ideea este să păstrați lista la zi. Acest lucru ajută la minimizarea oportunității ca timpul și resursele să fie irosite prin utilizarea informațiilor care sunt depășite sau nu mai sunt relevante. De exemplu, menținerea informațiilor actuale despre o listă de clienți ajută la asigurarea faptului că, dacă furnizorul dorește să desfășoare o campanie de corespondență directă folosind lista, articolele de corespondență nu vor fi trimise foștilor clienți sau persoanelor de contact care nu mai sunt asociate cu companiile care alcătuiesc baza actuală de clienți.