Asistent administrativ management este un post de muncă în care persoana supraveghează secretarii și personalul administrativ al unei afaceri sau companie. Alternativ, poate descrie și rolul unui asistent administrativ individual. Angajații din această poziție oferă sprijin diverșilor manageri și directori din companii. Activitățile pot varia de la răspunsul la apeluri telefonice și preluarea mesajelor până la tastarea corespondenței și programarea întâlnirilor pentru profesioniștii care primesc sprijin.
Angajații în rolul de asistent administrativ de conducere lucrează de obicei la nivel de supervizare și acționează ca mentori pentru asistenții administrativi din personalul companiei sau companiei. Aceasta presupune programarea orelor și a rolurilor de lucru ale fiecăruia dintre asistenți. De exemplu, dacă unul dintre asistenții administrativi care sprijină doi dintre directorii din afacere pleacă în vacanță pentru o săptămână, atunci cei din conducerea asistentului administrativ sunt responsabili să se asigure că cei doi directori au suport administrativ.
Pe lângă programare, instruirea este un alt factor important pe care îl presupune managementul asistentului administrativ. Cursurile, cursurile și atelierele de asistenți administrativi le permit managerilor să acopere subiecte, probleme și tendințe importante cu asistenții care îi pot ajuta să își îndeplinească mai bine sarcinile. Aceasta implică cercetarea oportunităților de învățare și formare, precum și programarea instruirii și efectuarea oricăror aranjamente suplimentare.
Angajarea este o altă fațetă a postului. Atunci când este nevoie de angajare suplimentară de secretare sau personal administrativ, managerul din această zonă postează anunțuri de angajare, CV-uri de domenii și programează interviuri. Managerul poate fi, de asemenea, implicat în intervievarea candidaților ca pre-screening pentru persoanele pentru care asistentul administrativ va lucra direct.
Managementul asistentului administrativ necesită, de asemenea, ca un manager să acționeze ca legătură între asistenți și persoanele pentru care lucrează, în cazul în care apar probleme. Problemele de personalitate, disputele și dezacordurile între asistenți și șefii lor pot apărea și apar. Când se întâmplă acest lucru, partea de management a afacerii de asistent administrativ solicită managerului să medieze și să ajute la rezolvarea problemelor.
Fișa postului pentru asistenții administrativi poate varia. Unii asistenți răspund pur și simplu la telefoane și gestionează programul șefului lor. Alții sunt mai implicați în afacere, unii pre-vânzează sau pre-screening sau îndeplinesc sarcini similare pe care le fac șefii lor. Gestionarea rolului de asistent administrativ, mai degrabă decât gestionarea unui grup de asistenți administrativi, necesită ca un angajat să-și potrivească caracteristicile, experiența și trăsăturile de personalitate cu responsabilitățile postului și cu persoana pentru care va lucra.