Pe Internet sunt disponibile diferite tipuri de informații sau conținut. Acest conținut necesită organizare prin mai multe mijloace diferite, în funcție de tipul său. Controlul acestor informații într-un mod ordonat este cunoscut sub numele de management al conținutului.
Cunoscut și sub denumirea de CM, managementul conținutului include orice tehnologii, tehnici și procese pe care o companie le poate avea nevoie pentru a-și menține conținutul. Astfel de sisteme pot include platforme de publicare, suport pentru colecții, publicare și partajare de fișiere și multe alte tipuri de management. Unele companii pot dezvolta procese interne pentru aceste mijloace. Alții pot angaja anumite companii specializate în gestionarea conținutului sau pot cumpăra software pentru a-i ajuta să-și manipuleze fișierele.
Gestionarea fiecărei piese de conținut variază în funcție de tipul acesteia. Conținutul poate fi sub formă de cuvinte de bază sau compoziție de propoziție. Acesta poate fi cazul în ceea ce privește site-urile web de știri, articolele informative sau instrucțiunile de utilizare. De asemenea, poate conține link-uri hipertext care direcționează cititorul către informații suplimentare.
Conținutul digital poate fi mult mai complex. Poate exista în fișiere multimedia, cum ar fi fișiere video sau audio. Atunci când o companie are de gestionat aceste tipuri de fișiere, acestea pot necesita asistență tehnică suplimentară și spațiu de stocare virtuală.
De obicei, un sistem de management al conținutului, sau CMS, este utilizat pentru a controla managementul conținutului. Nu numai că un astfel de sistem variază în funcție de tipurile de conținut gestionat, ci și de nevoile pe care le poate avea afacerea care deține conținutul. Unele companii pot avea doar unul sau doi angajați care necesită acces la conținut. Această situație poate necesita doar instrumente simple de gestionare a conținutului.
Alte companii ar putea avea nevoie de mai mulți lucrători pentru a-și edita sau a vedea conținutul. Aceste companii ar putea avea nevoie de sisteme de management al conținutului mai complexe pentru a-și menține informațiile organizate. Dacă se întâmplă acest lucru, instruirea pentru sistem este de obicei necesară și pentru angajați.
Sistemele de gestionare a conținutului pot oferi și alte instrumente pentru companii. Pe lângă publicare, editare și stocare, unele sisteme permit colaborarea între angajați. Acest lucru poate fi util atunci când angajații sunt la distanță sau nu lucrează toți în aceeași locație. Sarcinile pot fi adesea atribuite și printr-un sistem de management al conținutului. Multe companii preferă un sistem de management al conținutului care permite fie arhivarea, fie ștergerea conținutului vechi care nu mai este utilizat pentru a economisi spațiu și venituri.
Când se utilizează acest tip de sistem, de obicei sunt permise mai multe roluri. Un creator are instrumentele pentru a crea conținut nou și a-i face modificări, în timp ce un editor poate face și ele modificări și poate avea la dispoziție un set ușor diferit de instrumente. Editorul poate fi responsabil pentru pregătirea conținutului pentru vizionarea publică, în timp ce un administrator supraveghează întregul proces și acordă permisiuni pentru accesul la sarcini și la instrumente. Alți angajați li se poate acorda acces de vizualizator sau invitat pentru a vedea, dar nu a modifica, documentele.